De impact van corona op je trouwfeest: FAQ (1/2)

Op woensdag 20 mei organiseerden we met House of Weddings onze eerste Instagram Live sessie. Ons doel? Proberen een antwoord te formuleren op jullie vele prangende vragen rond de impact van corona op je trouwfeest. We beantwoorden hier alvast de voornaamste antwoorden op jullie vragen.

Een woordje vooraf: we begrijpen jullie onzekerheid, jullie teleurstellingen, jullie vragen. We willen jullie heel persoonlijk een hart onder de riem steken -en blijven steken, gedurende de komende weken en maanden! Morgen zal nog niet alles meteen weer ‘normaal’ kunnen verlopen, maar wij staan graag voor jullie mee aan de kant van de oplossing. We brengen inspiratie over hoe jullie je mooiste dag straks kunnen invullen, we lobbyen ‘vollen bak’ mee naar de kabinetten, en we denken samen met onze leveranciers na over hoe een ontzettend fijn trouwfeest straks er (helemaal corona proof!) kan uitzien.

“Valt een huwelijksfeest onder de ‘events’ die verboden zijn tot 30/6?”

Ja. Élk event, ook een huwelijksfeest, is verboden tot 30 juni. Jullie zullen jullie feest, indien jullie dat nog niet deden, dienen te verplaatsen, indien jullie zouden gaan trouwen tussen nu en 30 juni. Deze verplaatsing valt officieel onder overmacht en dient daardoor gratis te kunnen gebeuren.

De énige versoepeling die sinds 13/5 mogelijk is in onze sector, meldde premier Wilmès, betreft de ‘ceremonie’: de burgerlijke en religieuze huwelijksceremonie mag worden bijgewoond door (in totaal) 30 personen. Incl fotograaf, videograaf, voorganger of ceremoniespreker. Er mag géén receptie of feest volgen, de groep genodigden dient na de ceremonie afscheid te nemen. Dus geen foodtruck waar iedereen blijft rond staan, geen ijsco kar, geen Bubbelbus voorlopig - geen drankflesje dat ze ter plaatse kunnen opdrinken als kadootje...

Het lijkt niet véél als versoepeling als je uitkeek naar een feest met 200 personen, maar het feit dat nu -na de strengste weken van lockdown- toch ook jullie ouders en meest close vrienden en familie bij jullie Ja-Woord mogen zijn, is hopelijk al een eerste kleine opsteker.

“Is een symbolische ceremonie ook een reeds toegestane ceremonie?”

Rond deze vraag hebben we op woensdag 20 mei héél wat opzoek-, rondbel- en lobbywerk verricht. We belden met de Coronalijn, met Unizo, met Stad Gent, met de politie van Gent, en met de vrijzinnige groepering Huis van de Mens. Én we namen contact op met de kabinetten van ministers Koen Geens en Zuhal Demir...

Stand van zaken:

Momenteel mag een symbolische of vrijzinnige ceremonie NIET – dit door een wellicht foute interpretering van de maatregelen bij het uitschrijven van de Coronalijn FAQ. Vrijzinnige en symbolische ceremonies worden niet letterlijk mee vernoemd in de Coronalijn update van 13/5, daar waar burgerlijke en religieuze huwelijken wél beschreven staan – waardoor een grijze zone ontstaat die vandaag uitdraait in het nadeel van de vrijzinnige en symbolische huwelijken. Samen met Huis van de Mens pleiten we voor een snelle rechtzetting van de situatie.

Opmerking:

Sommige koppels gaven ons aan dat zij van hun lokale politie de toestemming kregen om een vrijzinnige of symbolische ceremonie te laten plaatsvinden. Je kan dus -blijkbaar- altijd eens ‘proberen’, in jouw gemeente...

“Wij trouwen – in juli, augustus, september. Wat zijn jullie verwachtingen?”

Op deze vraag kunnen we vandaag -jammer genoeg- nog geen sluitend antwoord bieden, omdat we nog geen vooruitzichten kregen over de periode nà 30/6.

· Tot nader order kunnen we ons dus hier niet over uitspreken. We vermoeden dat de Nationale Veiligheidsraad tegen uiterlijk 8 juni haar uitspraak hierrond zal doen – er is aangekondigd dat er tot dan geen nieuwe versoepelingen zullen worden aangekondigd.

· Tot 30 juni zijn àlle feesten & events, incl recepties en huwelijksfeesten, verboden. De annulaties voor deze periode vallen onder ‘overmacht’, wat jullie recht geeft op een gratis verplaatsing naar een latere periode.

· Voor alle feesten nà 30/6: opgelet, hiervoor geldt (nog) geen overmachtsregeling. Dit wil zeggen dat een leverancier niet verplicht is jullie feest gratis te verplaatsen. Àls je nu al beslist te willen verplaatsen voor een huwelijk tussen juli en september, dan kàn je hiervoor mogelijks een kost worden aangerekend. Dit klinkt zeker niet leuk, maar technisch gezien -zolang overmacht niet wordt verlengd tot na 30/6- heeft de leverancier in kwestie juridisch gelijk als hij of zij verplaatsingskosten zou aanrekenen. Voor sommige partijen in de markt staat het water hen namelijk hoog aan de lippen. Hopelijk overleven alle leveranciers deze financiële ramp – maar dat zijn we niet zeker. Ons advies: praat met elkaar, en probeer tot een vergelijk te komen.

· Positieve noot: in Nederland zullen vanaf 1/7 weer feesten toegestaan zijn tot max 100p – steeds mét maximale aandacht voor de basis hygiënemaatregelen en social distancing. We hopen dat onze overheid zich laat inspireren door de flexibititeit van onze Noorderburen.

Onze vermoedens:

1. Terug huwelijksfeest in aangepast format mogelijk vanaf 1/7, wellicht eerst met 30 à 50p; we zouden hopen op 100p zoals in Nederland, maar we weten nog niet of dit een realistische wens is;

2. Outdoor events zullen éérst terug mogen, dus we zullen zoveel mogelijk buiten dienen te organiseren, met tenten en met voldoende afstand voor social distancing – ook ónder de tent.

3. Indien feesten met grotere groepen in de eerstkomende weken/maanden nog niet zouden mogen plaatsvinden, dan zullen we als sector creatief zullen moeten zijn en aangepaste wedding formats bedenken. Minister Wilmès zei het tijdens de laatste Nationale Veiligheidsraad: we mogen niet denken dat we deze zomer al terug kunnen naar ‘normaal’. Maar: misschien kunnen we dan wél feesten met een beperkt aantal gasten tegelijk, en onze groepen laten afwisselen – bv ‘s middags, namiddags, avonds óf de groep gasten verdelen over 2 dagen, bijvoorbeeld een eerste ‘wedding event’ (receptie, samenzijn, ... ) op woensdag of donderdagavond gevolgd door een tweede ‘wedding event’ op vrijdag of zaterdag. Jullie voordeel, in dit scenario? Jullie zullen kunnen uitkijken naar twéé feesten ipv één, en al jullie gasten in alle rust kunnen spreken... <3

4. Tot er een vaccin is, zullen we niet kunnen zeker zijn van een terugkeer naar het klassieke Belgische huwelijksfeest ‘met alles erop en eraan’. We kunnen alleen hopen dat dit vaccin er snel zal zijn. Vandaar dat we jullie misschien wél zouden willen aangeven: overweeg misschien toch om alvast deze zomer jullie ‘deel één’ van jullie huwelijk te vieren? We weten niet tot wanneer een verplaatsing nodig zal zijn – en zo kunnen jullie toch al eens een éérste keer vieren. We lazen de voorbije weken in de Real Wedding interviews met de koppels die wél trouwden tijdens corona, zoals Evelien & Michel, Kim & Edward, Liessa & Thijs, Stephanie & Ward, dat zij oprecht gelukkig waren dat zij ervoor gekozen hadden om toch hun burgerlijk huwelijk alvast te laten doorgaan. Een eerste moment van intens geluk, van officieel man en vrouw worden, van hier samen -toen nog in een wel héél kleine groep, namelijk met 4p!- van te kunnen genieten. Een beetje een terugkeer naar de essentie... met zicht op hun ‘echte feest’, later.

“Als we ons trouwfeest willen verplaatsen, krijgen we ons voorschot dan terug”?

Alle materie rond annulaties, verplaatsingen en voorschotten hangt af van 1 vraag: valt het feest dat je wil verzetten onder ‘overmacht’ (nu dus tot 30 juni) of niet? Advokatenkantoor Lamote-Stragier uit Kortrijk verduidelijkt als volgt:

- Indien ja – je feest valt tussen nu en 30 juni:

  • Je kan je feest gratis verplaatsen bij je locatie en leveranciers
  • Indien er geen andere datum kan worden gevonden bij je locatie en leveranciers, dan ‘dooft de verbintenis uit’ en dient het voorschot te worden terugbetaald

- Indien nee – je feest valt na 30 juni (dus: juli, aug, sept, ... ) :

  • Als je nù al je feest wil verplaatsen, dan kan je leverancier technisch gezien een schadevergoeding aanrekenen voor de verplaatsing naar een nieuwe datum
  • Als je geen nieuwe datum kan worden gevonden dan zal je leverancier zijn/haar voorschot kunnen behouden (en ben jij je voorschot kwijt)

De Algemene Voorwaarden in je contract kunnen mogelijks ook aangeven welke richting jullie annulatie uitgaat.

Wat we tegenwoordig echter ook vaak genoeg bij onze leveranciers horen, is dat ze -in de mate van het mogelijke- zeker begrip willen tonen, voor hun koppels. Dus prààt met je leveranciers, dat doet soms ook wonderen. Én misschien... kunnen zij je zelfs overtuigen om uiteindelijk tóch jullie feest -zodra het weer mag- toch te laten doorgaan, op basis van de maatregelen en creatieve voorstellen die zij jullie kunnen doen.

“Zal er een dansfeest mogelijk zijn? Wat zijn de alternatieven?”

Een typisch Belgisch, ‘normaal’ dansfeest waar we met 200 gasten op de dansvloer staan zal wellicht een van de laatste zaken zijn waar we mogen op hopen – zolang er geen vaccin tegen het coronavirus bestaat.

Ons advies? (zodra het weer màg!)

  • Vraag jullie DJ om overdag te komen draaien – en maak er een all day party van! Je huwelijksDJ kan jullie perfect de hele dag vergezellen en continu jullie leukste muziek draaien. Onderschat de kracht van muziek niet: we hebben allemaal herinneringen aan bepaalde liedjes, en die -zelfs overdag!- te horen kan ons hartje absoluut ook al verwarmen...
  • Én... als koppel kun je uiteraard absoluut wél jullie openingsdans houden! Overdag of ’s avonds, mooi centraal in de ruimte zodat alle gasten jullie goed zien (terwijl zij mogelijks zullen gevraagd worden om aan tafel te blijven zitten).

“Wat mogen we nu wél al weer doen?”

Burgerlijke en religieuze huwelijken zijn vanaf deze week, technisch gezien vanaf maandag 18/5, opnieuw toegestaan met maximum 30p, heeft de Nationale Veiligheidsraad vorige woensdag 13/5 aangekondigd. Dat wil zeggen dat jullie ouders er opnieuw kunnen bijzijn, alsook jullie meest close familie en vrienden!

Er zijn mogelijkheden legio om na jullie ceremonie via Zoom of Google Hangouts een virtuele drink te organiseren. Één van de tijdens de lockdown gehuwde koppels die we interviewden, hield zelfs via Zoom een heus avondfeest met een DJ, en alle vrienden dansten ‘in hun kot’ mee! Een eerste gelegenheid voor een -eerste!- openingsdans misschien ook?

Jullie kunnen aan jullie genodigden wél een eerste bedankje meegeven, omdat ze er waren. Geef een heuse ‘Lockdown Wedding Kit’ mee, met hierin een mini flesje cava en een foto van jullie ‘Postponement Shoot’ – waarop jullie vooruitblikken naar jullie echte trouwfeest, later.

Of laat een verrassing bij je 30 aanwezigen thuis leveren, via een wijnhandel à la www.vinetiq.be die aan huis levert. Ook Make Your Own Spirit bijvoorbeeld levert aan huis; bij hen kun je heerlijke mini-flesjes van jullie favoriete drankje bestellen, compleet mét jullie eigen foto en boodschap op het label. Upload een surprise message via de QR code die je kunt aanmaken en op je flesjes kunt laten plakken.

Je fotograaf kan perfect ook alvast jullie (eerste) huwelijksfoto’s met jullie gaan shooten. Iconische foto’s van een tijd waaraan iedereen voor altijd met eigen, aparte gevoelens op zal terugkijken. Maar ook en vooral van die tijd waarin jullie -voor het eerst- jullie Ja-Woord gaven.

Ons advies:

  • Laat alvast doorgaan wat mogelijk is – jullie burgerlijk huwelijk, een eerste religieuze (en hopelijk straks ook vrijzinnige en symbolische) ceremonie, die eerste huwelijksfoto’s, wie weet zelfs een eerste openingsdans via Zoom...
  • Verplaats je echte trouwfeest naar een later moment. Zo kijk je straks samen uit naar jullie tweede ‘wedding event’ – en maak je van de nood een deugd.

“ Wat indien ons gemeente- of stadhuis te klein is voor 30p?”

Sommige gemeenten en steden bieden een burgerlijk huwelijk aan in een alternatieve zaal, op bepaalde (andere) dagen van de week. In Gent kun je op bijvoorbeeld op vrijdag namiddag ook huwen in het Gravensteen. Pols even bij je stad of gemeente wat de opties zijn.

Indien er geen grotere zaal voorhanden is: laat je burgerlijke ceremonie, die soms maar een kwartiertje duurt, volgen door een aansluitende waardevolle symbolische ceremonie met 30p – zodra we bevestiging krijgen dat dit mag!

“Wat raden jullie aan? Afzeggen of laten plaatsvinden?”

Ons aanvoelen?

  • Voorzie een Plan B datum, met je locatie en leveranciers – indien je dit nog niet deed. De wetenschap dat jullie een back-up plan hebben zal vast rust brengen. Dat horen we van veel koppels.
  • Laat alvast doorgaan wat kàn doorgaan – burgerlijk huwelijk, kerkelijk huwelijk en hopelijk snel ook die symbolische ceremonie. Uitkijken daarna naar jullie echte trouwfeest, na corona. Wanneer we de voorbije weken koppels interviewden die burgerlijk getrouwd zijn tijdens de weken van de strengste corona lockdown, waren hun -eigenlijk wel!-supergelukkige verhalen over hun ‘éérste mooiste’ dag echt fantastisch om te lezen... Misschien is dat kleine beetje happiness exact wat jullie nu nodig hebben om door die corona wedding blues te geraken, na al die onzekere weken? Grijp je geluk nù, koester elkaar... en kijk daarna uit naar jullie ‘deel 2’!
  • Praat met je feestzaal, praat met je leveranciers en bespreek met hen welke aanpassingen zij straks kunnen voorzien om jullie toch zo goed mogelijk te ondersteunen in het wél laten plaatsvinden van jullie mooiste dag. Onze sector is namelijk zó ontzettend creatief... Neem bijvoorbeeld wedding planner Art of Events: Sophie Ickmans en haar team werken keihard aan schitterende tools en concepten, die jullie trouwfeest na corona absoluut prachtig zouden kunnen maken - van duidelijke communicatie vóór en tijdens je event, tot aangepaste tafelplannen en zelfs tot aangepast meubilair! Zij maken momenteel in hun atelier ronde tafels die zitten op 1.5m afstand zullen mogelijk maken!
Wedding Planner: Art of Events

“Kunnen jullie meer informatie geven over het plan dat is ingediend bij de overheid om de sector terug te laten opstarten?”

Graag – informatie brengt rust, en deze informatie is cruciaal voor jullie. We schreven reeds eerder een artikel over hoe we bij House of Weddings deze tijden beleefden, en geven jullie hier ook concreet de voorlopige status mee.

De Eventsector Corona Taskforce van ACC Belgium heeft twee tools ontwikkeld, zoals je ook kan lezen in De Tijd. In onze Corona Liveblog, op de ‘Inspiratie en tips’ blog van onze website, kun je steeds de laatste updates vinden van alle next steps.

Deze tools zijn:

1. Een Event Risk Matrix, die aan de hand van 18 parameters (Place, People, Planning, Program, ..) academisch en wetenschappelijk onderbouwt waarmee Team Exit dient rekening te houden bij de beoordeling van elk type event – huwelijksfeesten zijn daar 1 van;

2. Een Gedragscode, die het creëren van een maximaal coronavirusvrij evenement met respect voor 100% veiligheid wil garanderen. Dit adviserend document biedt een duidelijke leidraad op vlak van:

  • Actieve besmettingspreventie vooraf en ter plaatse
  • Hygiëne voor genodigden en personeel
  • Duidelijke communicatie om een maximaal veilig event te kunnen garanderen
  • Aftercare

Met behulp van deze 2 tools kan Team Exit de gefaseerde heropstart van de sector in kaart brengen.

Belangrijk hierin: het is niet aan ons om te ‘eisen’ dat de sector op een bepaald moment zou moeten heropenen; we geven hen wél de tools om in volle vertrouwen deze oefening te maken. Wij hebben dus ook nog geen concrete inzichten in wat/wanneer terug zou mogen – we hopen alleen dat er snel duidelijkheid komt over de verdere versoepelingen, net zoals jullie.

Het vervolg van deze IG Live FAQ (2/2) volgt asap, alsook de volgende inspiratie-artikels!

Meer weten? Lees dan ook:

Schrijf je in en ontvang onze nieuwsbrief met inspiratie, ideeën, trends, tips en tricks en nog veel meer.