Foto (boven, v.l.n.r.): Tent: 2VRent - Fotograaf: Duizend woorden / Tent: Stretched - Fotograaf: LUX Visual Storytellers / Tent: Ghilles - Fotograaf: WIT Fotografie
Stap 1: Bepaal je datum en locatie
Ligt je trouwdatum vast? Check dan even wat de mogelijkheden zijn om jullie huwelijksfeest in een tent te vieren. Trouwen in een tent in de zomer plan je namelijk helemaal anders dan in de winter. Overloop met je wedding planner en leveranciers waar je best rekening mee houdt tijdens die periode van het jaar wanneer je voor een tent als feestlocatie kiest. Zorg dat de feesttent altijd even goed bereikbaar is voor je gasten.
Stap 2: Kies de grootte en het type tent
Hoeveel mensen wil je graag uitnodigen? Is er genoeg ruimte voor je muziekband, voor de dansvloer, de cateraar en bar? Hou met al deze factoren rekening voor het bepalen van de grootte van je tent. Denk ook na over welk type tent je verkiest, en of deze in jullie thema of styling past. Gelukkig zijn er tal van leuke alternatieven mogelijk. Kies voor een tent met bekleding, een silhouettetent of een stertent.
Stap 3: De praktische kant
Een handig afvink-lijstje:
Zorg voor een goede ondergrond, zoals een vlak grasveld.
Leg een looppad aan, en voorzie een dansvloer.
Vraag je tentenleverancier de toiletvoorziening mooi in te plannen en te linken aan de tent, en zorg voor voldoende verlichting van het looppad.
Probeer zoveel mogelijk rekening te houden met het Belgische weer (kachels, wind- en regenvoorzieningen of de mogelijkheid om de tent open te maken bij warm weer).
Zorg dat alle leveranciers gemakkelijk tot bij de locatie kunnen komen, zonder dat zij kunnen wegzakken in een natte ondergrond.
Plaats genoeg stroompunten voor je traiteur, de DJ, voor de verlichting, de verwarming, …
Mogelijks dien je een extra tentje te voorzien voor de cateraar, zodat die z'n culinaire werk in optimale omstandigheden kan uitvoeren en de borden mooi kan dresseren.
Denk ook aan parkeergelegenheid voor de gasten. Leg paraplu’s en schoenhoesjes klaar of schakel een shuttlebus in om je gasten veilig van de parking naar de locatie te brengen. Bij parkeren in een weide denk je ook best aan rijplanken, zodat de wagens zich niet kunnen vastrijden. Je professionele tentenfirma weet raad.
Stap 4: Denk aan de veiligheid
Er zeker van zijn dat alles veilig verloopt is geen overbodige luxe. Zorg ervoor dat er genoeg EHBO-tools aanwezig zijn, dat brandgevaar beperkt wordt en dat de nodige vergunningen of geluidsoverlastmaatregelen in orde zijn voor je begint te feesten.
Stap 5: De opbouw en afbraak
Maak duidelijke afspraken met je leverancier over het opbouwen en afbreken van je tentconstructie. Hoe lang duurt het opbouwen van de tent? Wie is er aanwezig tijdens het opstellen en afbreken? Als je concrete afspraken hebt gemaakt, kun je ook je andere leveranciers op de hoogte stellen. Zo kunnen ze rekening houden met elkaar qua planning van de op- en afbouw.
➪ Ontdek hier de mooiste feesttenten
Tip: Stel een draaiboek op
Een draaiboek, compleet met een ‘wie-wat-wanneer’ overzicht, is zowel voor jullie als koppel, als voor je wedding planner en jullie leveranciers een handige tool om misverstanden te vermijden. Deel je draaiboek met alle betrokken wedding professionals, en verwerk hun feedback in jullie plannen.
Lees meer over dit onderwerp via deze links...
Vijf leuke locaties voor je huwelijkstent!
Een draaiboek voor je huwelijksdag? Goed idee!
