Foto (boven): Wedding planner: Event’L - Fotograaf: DJorden Vlaeminck
1. Overweeg een wedding planner
Overweeg om een wedding planner in te schakelen: die brengt een onschatbare expertise met zich mee en jij bespaart jezelf heel wat zorgen. Deze professionals beschikken over een uitgebreid netwerk van leveranciers en toegang tot de beste opties binnen jullie budget. Hun organisatie-skills stroomlijnen het planningsproces en zorgen ervoor dat elk detail, van je locatiekeuze tot de aankleding tot in de kleinste details, overeenkomt met jullie visie. Bovendien ruimt je wedding planner eventuele onvoorziene hindernissen uit de weg, zodat jullie zorgeloos van jullie speciale dag kunnen genieten. Kort samengevat zorgt je samenwerking met een wedding planner voor een naadloos en leuk planningsproces, waarbij jullie dierbare herinneringen creëren zonder gedoe.
2. Schrijf het op, typ het neer… hou het bij!
Deze tweede tip is misschien wel de belangrijkste: hou al je documenten op één plaats bij. In het begin zal je alles nog wel goed onthouden, maar na een tijdje plannen, zal je merken dat het net iets moeilijker wordt. “Hoe zat dat ook alweer met onze menukeuze?”, “Wat stond er in die algemene voorwaarden?”, ...
Of het nu in een grote ringmap is of digitaal op je computer: zolang je alles samen in eenzelfde medium bijhoudt, zit je goed! Maak gerust enkele onderverdelingen in je hoofdmap, denk aan: catering, decoratie, feestzaal, muziek, … Zo vind je wat je zoekt gemakkelijk in één oogopslag terug.
Wens je op een bepaald moment alsnog een wedding planner in te schakelen, dan neem je snel en makkelijk al je verzamelde documenten erbij en is die meteen ook van alles op de hoogte.
3. Organiseer je trouwmails
Je ontvangt ongetwijfeld veel informatie in je mailbox. Maak daarom een aparte trouwmap in je inbox aan, als centrale verzamelplaats voor je e-mails. Hiermee voorkom je een langdurige zoektocht tussen alle andere berichten. Overweeg ook om elke bijlage te downloaden en naar je gekozen medium of verzamelpunt, buiten je mailbox, te verplaatsen.
Indien de mail essentiële informatie bevat, maak hier dan een printscreen van en sla deze op in je verzamelmap. Zo hou je niet alleen alles georganiseerd, maar heb je ook directe toegang tot belangrijke documenten zonder te hoeven graven in je mailbox.
4. Puzzeltijd: begin met je gastenlijst
Het is verleidelijk om meteen te starten met de zoektocht naar je perfecte trouwlocatie of om offertes op te vragen bij je favoriete leveranciers. Begrijpelijk, want je wil de mogelijkheden en bijhorende kosten meteen in kaart brengen. Echter, zonder een geschat aantal gasten wordt het lastig om correcte offertes te verkrijgen. Een verschil van 30 dinergasten kan al snel enkele duizenden euro’s meer of minder betekenen in je totale trouwbudget.
Daarom deze tijdbesparende gouden raad: stel allereerst een voorlopige gastenlijst op. Voor heel wat bruidsparen is dit één van de moeilijkste taken en jammer genoeg niet eentje die je zomaar even tussendoor doet. Neem hier dan ook rustig de tijd voor: plan een gezellige avond met je partner, met een hapje en een drankje erbij. Jullie zijn er klaar voor, puzzelen maar!
Artikel geschreven door wedding planner Liesje van Haaster van Event’L.
Lees meer over dit onderwerp via deze links:
