Foto (boven, v.l.n.r.): Wedding Planner: C Events - Fotograaf: LUX Visual Storytellers / Wedding Planner: Just Party - Fotograaf: LUX Visual Storytellers / Wedding Planner: A'muse Moments - Fotograaf: Marie Hendrix
1. De beste persoon om je bij te staan? De expert!
Trouwen doe je (meestal) één keer. Voor de ‘eerste keer’. Na de euforie en de roes van jullie verloving, gaan jullie nu op zoek naar het antwoord op de vraag: “Hoe doe je dat eigenlijk, trouwen?”. De beste persoon om jullie bij te staan in dit proces is de expert: de wedding planner. In België is het beroep soms nog minder gekend – en zoals dat vaak gaat, dus ook nog ietwat onbemind. Kan ik dat niet zelf? Kost dat niet snel veel? Heb je dan je budget nog wel onder controle?
Shannon van Wedding Xperience licht het beroep toe: "Een weddingplanner is tijdsbesparend voor het koppel. Het is algemeen geweten dat een huwelijk zélf organiseren ENORM tijdsrovend is voor een koppel. Een weddingplanner neemt alle zorgen weg bij het koppel, zodat het koppel zowel tijdens de organisatie als tijdens de huwelijksdag gewoon kan genieten van elkaar én hun gasten."
Ja, je kan wellicht zelf een deel van het project ‘trouwen’ aan – zeker als je een vrij goede project manager bent in het dagelijkse leven, en over een gezonde portie vrije tijd beschikt. Maar zoals altijd houdt beroep doen op een pro toch sterke voordelen in.
2. Bespaar tijd
Een tijdloze waarheid, want wat een expert doet, gebeurt snel en degelijk – jullie denken mee, maar staan niet (als enige) in voor de vooruitgang en oplevering van de deelaspecten. Snelle, onderbouwde beslissingen kunnen nemen is een garantie voor rust.
Liesje van Event’L vertelt: “Ik zeg het vaak tegen mijn koppels: een weddingplanner zorgt voor rust, overzicht én een goeie vibe tijdens de voorbereidingen. Het is zoveel meer dan alleen een draaiboek afwerken. Je hebt iemand naast je die mee denkt, mee voelt én vooral: alles in goede banen leidt, zodat jullie kunnen focussen op wat telt – elkaar. Wat ik zie bij de koppels waar ik mee werk? Vanaf het moment dat ze voelen ‘we moeten het niet meer alleen doen’, zakt de stress. Ze kunnen loslaten, en da’s goud waard. Geen gepieker meer over tijdlijnen of leveringen – dat komt allemaal goed. Op de dag zelf ben ik de stille motor op de achtergrond. Alles wordt afgestemd, leveranciers weten wat te doen, en als er iets misloopt (wat al eens gebeurt), merken ze er niks van. Dat is de kracht van goede planning.”
3. Beperk risico's
Moeilijk, de goede leveranciers onderscheiden van de ‘cowboys’ – zij die niet kunnen waarmaken wat ze beloven, kosten ‘vergeten’ in hun initiële offerte op te nemen, zich op het randje van failliet bevinden… Wedding planners hebben doorgaans een sterk netwerk, met kwalitatieve leveranciers waarop ze keer op keer kunnen rekenen.
Silke van Atelier Rosé kan alleen maar bevestigen: “Het is onze job om last-minute stress te vermijden. Bijvoorbeeld door de dagen voordien (of in extremis de dag zelf), nog een plan B uitwerken voor regen (een tent bijhalen, verwarmers extra voorzien). Vooral dat we die last minute zaken die fout lopen of die onverwacht optreden alsnog kunnen counteren en oplossen is een waardevol voordeel. Dat zou koppels nooit lukken zonder een planner aanwezig.” Problemen horen onzichtbaar te zijn voor jullie, en dat is waar jullie planner voor zorgt. Evelyn van Planned 4 You vult aan: “Een weddingplanner is van alles op de hoogte, zelfs van de kleinste dingen waar jullie nog niet aan gedacht hebben. Hij/zij neemt ook contact op met alle leveranciers om onderling af te stemmen. Zo hoef je daar al helemaal geen stress voor te hebben. Ik beschouw een weddingplanner als een vertrouwenspersoon, jullie persoonlijke aanspreekpunt waar je met al jullie vragen bij terecht kan.”
4. Beheer jullie budget
Ja, een wedding planner dien je te voorzien in jullie budget. Maak van jullie budget geen taboe, maar spreek door wat jullie verwachten, wat jullie prioriteiten zijn en wat je eventueel kan achterwege laten. Vraag je wedding planner rekening te houden met jullie budget, en werk zo snel mogelijk naar een zicht op het totaalplaatje. Je wedding planner zal mee nadenken over optimalisatie, en je naar de beste leveranciers voor jullie budgetniveau leiden.
Shannon van Wedding Xperience benadrukt: “Een weddingplanner is een professional met veel kennis van events organiseren. Daardoor kan je niet alleen fouten voorkomen, maar ook geld besparen en efficiënter met je budget omgaan.”
5. Het complete plaatje klopt
Welke leveranciers heb je nodig om welk thema vorm te geven? Hoe teken je jullie zaalplan in – waar moet de bar, waar de vestiaire? Hoe zorg je voor die rode draad, van locatie tot uitnodigingen tot bedankjes aan het einde van jullie feest? Welke leuke details maken jullie feest straks af?
Liesje van Event’L getuigt: “Soms zit het verschil niet in de grote lijnen, maar in die kleine, onverwachte dingen waar je vooraf helemaal niet aan denkt – maar waar je achteraf zó dankbaar voor bent. Zoals dat prachtige bloemenwerk tijdens de ceremonie… Zonde toch als dat daarna gewoon in een hoekje verdwijnt? Ik zorg er altijd voor dat die eyecatchers een tweede leven krijgen in de feestzaal. Een kleine moeite, groot effect. Mijn koppels zijn daar altijd héél blij mee. Of een simpel glaasje water tijdens de receptie. Want cava is leuk, maar niet als het de enige optie is op een warme zomerdag Tijdens de ceremonie denk ik ook vooruit: vow-boekjes, micro’s, ringen… Ik zorg ervoor dat jullie handen vrij zijn op de juiste momenten. Niet alleen handig, maar het ziet er ook véél beter uit op de foto’s. En geloof me: je wil echt geen microfoon of trouwboekje in je gezicht op dat intieme ringmoment." Een wedding planner zorgt dus écht dat alles tot in de kleinste details klopt.
6. Je partner in crime
Ga voor een wedding planner met wie het echt klikt. Je hebt immers nog een traject voor de boeg! Tijdens jullie samenwerking kun je met al je vragen bij je wedding planner terecht. Bron van inspiratie nodig tijdens een brainstorm? Moderator gewenst tijdens een gesprek met jullie ouders? Gastvrouw of -heer op jullie mooiste dag? Wedden dat jullie vrienden blijven… ?
AI wordt steeds meer ingezet voor de huwelijksplannen, toch blijft een wedding planner o zó waardevol. Haddy van A’muse Moments vertelt: “AI is een hot topic en tools om alles zelf te organiseren komen als paddenstoelen uit de grond. Maar het allergrootste voordeel is dat je weddingplanner een eigenlijke persoon is waarbij je altijd terecht kan. Gaat ChatGPT de telefoon opnemen als je trouwvervoer in panne staat? Of komt ‘ie de veel te grote plant van tante Frieda uit je handen nemen, zodat je niet moet weglopen van je receptie? Ik denk het niet. Mijn koppels zijn het meeste dankbaar voor het werk waarvan ze ook achteraf geen idee hebben dat ik het heb gedaan: brandjes blussen voor zij rook opmerken, leveranciers opvangen… Het grootste compliment dat ik kan krijgen is dat alles in hun beleving vlekkeloos is verlopen, en dat hun gasten niet eens door hadden dat er een weddingplanner rondliep.”
7. Helemaal op jullie maat
Geef bij jullie eerste contactname met jullie wedding planner duidelijk aan op welke datum jullie wensen te huwen, in welke regio en met hoeveel gasten jullie denken te zullen zijn. Overweeg een samenwerking waar je een briefing geeft voor het totale feest, of enkel voor een gedeelte van de taken – de wedding planner maakt een voorstel op jullie maat.
Silke van Atelier Rosé sluit af: “Een weddingplanner helpt je met de juiste keuzes te maken. Ervaring zorgt ervoor dat we de timeline van de dag goed kunnen vormgeven voor een vlot verloop, dat er budgettair juiste keuzes gemaakt worden en dat inhoudelijk er niets vergeten wordt.”
➯Vind hier de beste & meest betrouwbare wedding planners!
Lees meer over dit onderwerp via deze links...
