Vind je perfecte wedding planner

Vraag je graag een wedding planner om de trouwdag van je dromen te helpen organiseren? Hoe vind je de geknipte persoon voor jullie trouwfeest? Wij geven je 10 vragen mee die je aan je toekomstige wedding planner kan stellen.

Foto (boven): Wedding styling: Art'Anna​​​​​​​​​​​​​​ - Fotograaf: Daniel & Valentina Photography

1. Is je favoriete wedding planner nog beschikbaar?

Zodra je huwelijksdatum vast ligt, check je best eerst en vooral de beschikbaarheid van je favoriete wedding planner. Neemt hij of zij meerdere feesten op een dag aan, of is één feest het maximum? Sommige wedding planners zijn zo populair dat koppels soms hun datum aanpassen naar zijn of haar agenda. Zouden jullie zo flexibel zijn?

2. Welke diensten biedt de wedding planner aan?

Geef je favoriete wedding planner even een belletje, en vraag al eens aan de telefoon wat hij of zij precies voor zijn of haar rekening zou nemen. Organiseert de planner je feest van A tot Z, of stemt hij of zij in om een beperkt deel van het takenpakket voor zich te nemen - jullie drukwerk, decoratie, bloemen, …? Coördineert je wedding planner je huwelijksdag? Is je wedding planner ook je ceremoniemeester? Je stylist? Bespreek doorheen jullie eerste contacten goed welke rol hij of zij op zich zou nemen tijdens alle voorbereidingen. 

3. Hoeveel ervaring heeft de wedding planner met het organiseren van bruiloften?

Het liefst ga je natuurlijk in zee met een ervaren planner, die al wat huwelijken op de teller heeft staan. Staar je niet blind op aantallen, want het allerbelangrijkste is dat jullie als koppel een ‘klik’ hebben met de planner. Misschien organiseert hij of zij liever minder feesten, maar van hogere kwaliteit? Wellicht zeggen de albums met fotoreeksen van zijn of haar reeds georganiseerde huwelijken méér, dan het aantal feesten dat hij of zij aanneemt per jaar.

Foto: Set Up

4. Hoe en hoe vaak communiceert de wedding planner met het koppel tijdens de voorbereidingen?

Hoe vaak zie je de wedding planner in de aanloop naar je huwelijk? Vraag even naar welke grote blokken hij of zij ziet in de tijd, en tijdens hoeveel vaste momenten jullie samen zouden zitten om de gang van zaken te bespreken? Bellen en mailen jullie ook tussendoor? Hoe kan jullie samenwerking best werken, en wat verwacht hij of zij qua input en feedback van jullie?  

5. Werkt de wedding planner steeds met dezelfde leveranciers samen?

Vaak vormt de wedding planner een geolied team met haar vaste contacten: van feestzalen tot cateraars en bloemisten, … . Dat biedt voor jullie als koppel als voordeel dat er wellicht snel en efficiënt kan gewerkt worden. Ga na of de stijl van deze leveranciers past in het plaatje van jullie gedroomde trouwfeest. Is er ook de mogelijkheid om beroep doen op een bevriende professionele cateraar of fotograaf?

6. Wat kost de wedding planner?

Communiceer duidelijk over jullie trouwbudget en maak goede afspraken over welke verloning hierin voor de wedding planner voorzien wordt. Je planner neemt effectief tijd en planning van jullie over, en -eigenlijk- bepalen jullie voor een stukje mee hoeveel uur hij of zij aan jullie huwelijk besteedt. Probeer steeds jullie volledige input aan te leveren en snel feedback te geven op gedane voorstellen. Zo werken jullie meest efficiënt samen, voorkom je dat er qua aantal uren in het rood wordt gegaan. 

Foto: Alle Gebeure

7. Werkt de wedding planner alleen of in team?

Beide scenario’s kunnen interessant zijn. Een wedding planner die in team werkt, zal meer specifieke taken kunnen delegeren aan gespecialiseerde medewerkers. Een wedding planner die alleen werkt heeft meestal een netwerk van waardevolle externe partners opgebouwd. In principe hoef je qua kwaliteit van dienstverlening niet per se verschil te merken. Belangrijk is dat jullie één aanspreekpunt hebben, voor de opvolging van jullie huwelijksproject.

8. Wat gebeurt er als de wedding planner ziek is op de trouwdag?

Dit is natuurlijk een ‘worst case’ scenario. Maar het is goed om op voorhand de vraag te stellen. Zo kom je niet voor onaangename verrassingen te staan. Professionele wedding planners hebben steeds een back-up plan achter de hand, dankzij hun zorgvuldig opgebouwde netwerk.

9. Hoe kan je wedding planner jullie helpen om jullie bruiloft uniek te maken?

Vertel jullie verhaal en stijl als koppel en pols naar de ideetjes die de wedding planner heeft om jullie trouwfeest onvergetelijk, authentiek en vooral héél persoonlijk te maken. Je voelt snel aan of jullie op dezelfde golflengte zitten. Het allerbelangrijkste in de keuze van een wedding planner is dat je 100% vertrouwen hebt in zijn of haar stijl en aanpak. In principe zullen jullie enkele maanden van heel dichtbij samenwerken!

10. Hoe factureert de wedding planner?

Ondertekenen jullie een contract, en betalen jullie een voorschotfactuur? Een contract geeft je altijd meer zekerheid, en goede afspraken maken goede vrienden. Zo kunnen jullie als koppel tijdens jullie samenwerking focussen op één ding: genieten van elkaar – jullie huwelijk wordt namelijk gepland!


Bekijk hier alle Wedding Planners mét kwaliteitslabel


Lees meer over dit onderwerp via deze links... ​​​​​​​

Schrijf je in en ontvang onze nieuwsbrief met inspiratie, ideeën, trends, tips en tricks en nog veel meer.