Achter de schermen bij MeetMarcel, dream designers

Wil jij graag een huwelijksfeest organiseren waar je gasten nog lang over zullen spreken? MeetMarcel creëert voor jou een droom(feest)... Met hun jarenlange ervaring creëren zij gepersonaliseerde feesten die je stoutste dromen overstijgen, belevingsconcepten die voor altijd bijblijven en ervaringen die je nooit meer loslaten. Geprikkeld? Wij stelden vijf vragen aan managing partner Tim Van Peteghem.

Foto (boven): Wedding Planner: MeetMarcel - Fotograaf: Joshua d'Hondt Photography

1. Wie met MeetMarcel in zee gaat, gaat een samenwerking aan met ‘dream designers’. Kan je even uitleggen wat jullie hiermee bedoelen?

“Wanneer mensen een feest organiseren, starten ze vaak vanuit een praktisch actieplan: “Wat gaan we doen? Kiezen we een zaal of zullen we een tent opzetten? Hoeveel plaats hebben we nodig? Hoeveel mensen nodigen we uit?” Dat is echter niet hoe we bij MeetMarcel te werk gaan. Wij starten vanuit het einddoel: met welk gevoel willen we dat de gasten naar huis gaan? Welke emoties willen we losmaken? Als gasten naar huis gaan met ‘dit was een leuk feest’, dan zijn we niet tevreden. We willen ze verrassen. Er moet een gevoel heersen van "Dit was ànders, dit was onverwacht, dit was ‘epic’". De praktische zaken zijn voor ons vanzelfsprekend en moeten perfect kloppen, maar we willen vérder gaan dat dàt…

Achter de schermen bij MeetMarcel, dream designers - Wedding Planner - House of Weddings
Wedding Planner: MeetMarcel - Fotograaf: Fille Roelants

“Om dit te bereiken, zorgen we ervoor dat elk detail -hoe klein ook!- klopt. Ieder onderdeel van onze exclusieve feesten maken we persoonlijk, onverwacht en doordacht. Dit gaat erg breed, van de indeling van de ruimtes, subtiele eyecatchers, onverwachte verrassingseffecten, de keuze van de muziek, de styling en de presentatie van de gerechten, etc. Al deze elementen dragen bij aan het creëren van een unieke ervaring, van het perfecte dream design. Wanneer je droomt, kan je je de details ook niet meer herinneren... maar je weet wel nog welk gevoel die droom je gaf. Dat gevoel kan heel intens zijn en zindert vaak heel lang na. En dat is precies wat wij willen bereiken met onze feesten. Daarom spreken we niet over thema’s of concepten, maar over ‘dream designs’. We brengen een wauw-gevoel over op de gasten, en je merkt dat dit blijft hangen. Het gebeurt namelijk regelmatig dat we iemand tegenkomen die nog spreekt over een high end feest dat we georganiseerd hebben, soms 10 jaar geleden. Dat toont dat het ons gelukt is om een blijvende emotie te creëren. Wanneer je jaren na datum nog steeds mensen hoort spreken over een specifiek feest, weet je dat het geslaagd was. Daar doen we het voor.”

Achter de schermen bij MeetMarcel, dream designers - Wedding Planner - House of Weddings
Wedding Planner: MeetMarcel - Fotograaf: Fille Roelants

2. Wat kan een bruidspaar verwachten van een samenwerking met MeetMarcel?

“Heel simpel gezegd: alles kan. Geen idee is te gek... Het is voor ons vanzelfsprekend dat alles logistiek, technisch en organisatorisch haarfijn verloopt. Wij werken steeds met nauwgezette grondplannen, strikte draaiboeken en gedetailleerde timings voor ieder event. Maar om iets persoonlijks en onvergetelijks te creëren, dien je verder gaan dan deze standaarden. Werkelijk alle details dienen te kloppen, om zorgen voor een meerwaarde aan het feest. Je hoeft ze niet eens allemaal te zien, maar ze dragen allemaal samen wel bij tot de totale ervaring. Wij zijn geen klassieke wedding planners, maar mensen komen wel vaak bij ons terecht voor het organiseren van hun high end huwelijksfeest. Dit omdat wij het klassieke trouwscenario naar een hoger niveau tillen. Een huwelijksfeest van MeetMarcel maakt emoties los.”

Achter de schermen bij MeetMarcel, dream designers - Wedding Planner - House of Weddings
Wedding Planner: MeetMarcel - Fotograaf: Joshua d'Hondt Photography

“Daarnaast vinden we het belangrijk om een persoonlijke vertrouwensband met onze klanten op te bouwen. Ze moeten blindelings vertrouwen hebben in ons en moeten zorgeloos kunnen uitkijken naar hun feest. Wanneer een koppel met ons in zee gaat kunnen ze bij wijze van spreken naar hun eigen feest gaan, alsof ze zelf gasten zijn. Pas zo kunnen ze echt genieten van alles wat zich die avond afspeelt.”

3. Hoe gaat het plannen van een huwelijksfeest met MeetMarcel precies in zijn werk?

“Alles begint met enkele kennismakingsgesprekken. Hierbij luisteren we vooral… We willen zo veel mogelijk te weten komen over het koppel en over het feest dat ze voor ogen hebben. Zo creëren we heel persoonlijke band, en leren we deze twee mensen echt kennen. Wie ze zijn, wat ze graag doen, waar gaan ze op reis gaan, welke hobby’s ze hebben, wat hen passioneert, … Van daaruit ontwerpen we hun exclusief feest op maat. Conceptueel werken we een rode draad uit en daarrond bouwen we het volledige verhaal. Zo creëren we een moodboard dat een perfecte weerspiegeling is van de sfeer, de vibe, zie het als ‘de ziel’ van het feest. Zo krijgen de gasten echt voeling met wat we willen doen, de locatie, het meubilair, de bloemen, de uitnodigingen, food & drinks, etc. Daarnaast wordt een haarscherp budget opgemaakt, zodat het koppel perfect zicht krijgt op alle budgetten. Wanneer deze sfeer en het bijhorende budget goedgekeurd wordt, dan pas starten we met de echte organisatie van het feest. Alle praktische zaken, het finale uitwerken van het grafisch werk, het uittekenen van de grondplannen, het uitschrijven van de timings, etc.

Achter de schermen bij MeetMarcel, dream designers - Wedding Planner - House of Weddings
Wedding Planner: MeetMarcel - Fotograaf: Jürgen De Witte

“Als we alles hebben overlopen met het bruidspaar en alles door hen goedgekeurd is, gaan we verder met de details. Het moodboard dient hierbij steeds als kapstok. Alles dat we bespreken - muziek, kledij, kaartjes, servies - dient te perfect passen binnen het ‘dream design’ dat we ontwerpen. Al deze details komen in het draaiboek terecht. Afhankelijk van de omvang van het feest starten we dan enkele weken of dagen voor het feest met de fysieke montage van het feest. Le moment suprême, het moment dat alle ingrediënten moeten samenkomen om iets buitengewoon te realiseren.

4. Wat is jullie geheim?

“We zorgen er altijd voor dat een feest dat door ons georganiseerd wordt een ontspannen, relaxte vibe uitstraalt. Dit is echter enkel mogelijk door de staalharde organisatie die erachter zit. “We zien wel” is een motto dat wij niet kennen. Voor elk trouwfeest maken we een gedetailleerd draaiboek waarin duidelijk staat wie wat doet en wat wanneer dient te gebeuren. Zo kunnen we ervoor zorgen dat alles feilloos verloopt. Op een feest heb je maar één kans om het goed te doen. Alles gebeurt live en moet er ‘boenk’ opzitten.”

“Daarnaast kennen we het koppel ook goed, dankzij onze uitgebreide kennismakingsfase. Je wilt natuurlijk dat het een trouwfeest is dat perfect aansluit bij het koppel. Creativiteit komt tot stand in samenwerking met hen. De feesten die wij organiseren zijn altijd een samensmelting van het karakter van het koppel met de vibe van MeetMarcel. Zo creëren we de perfecte ervaring voor iedere klant.”

Achter de schermen bij MeetMarcel, dream designers - Wedding Planner - House of Weddings
Wedding Planner: MeetMarcel - Fotograaf: Aloha Fred

5. Hebben jullie tips voor koppels die hun huwelijk plannen?

“Doe het vooral anders! Dúrf verder te denken dan de klassieke concepten van vandaag. Dit start bijvoorbeeld al bij het kiezen van een onverwachte locatie of de keuze van een onverwacht verloop van je feest. Door de vaste waarden soms overboord te gooien, zorg je ervoor dat de gasten verrast worden. Iets wat naar onze mening te weinig gebeurt op veel klassieke trouwfeesten. Waarom geen wedding festival of wedding club in plaats van een klassiek zittend diner met dansfeest.”

“Changing the game is what we want, designing your dreams is what we do…”

Achter de schermen bij MeetMarcel, dream designers - Wedding Planner - House of Weddings
Team MeetMarcel

Ben je benieuwd geworden naar het werk van MeetMarcel? Ontdek hier nog meer van hun mooiste trouwfeesten.

Schrijf je in en ontvang onze nieuwsbrief met inspiratie, ideeën, trends, tips en tricks en nog veel meer.