Behind the scenes: zo ziet de dag van wedding planner Geoff eruit
18/09/2025 09:00 | Inspiratie
Onder de vleugels van een wedding planner groeit jullie droomhuwelijk uit tot een beleving waar je nog jaren met een glimlach aan terugdenkt. Benieuwd hoe het leven van een wedding planner eruitziet? Geoffrey Fabry van Geoff neemt ons mee achter de schermen en vertelt hoe hij in alle discretie en met een feilloos oog voor detail jullie volledig ontzorgt bij het organiseren van jullie bruiloft.
Foto’s (boven): Wedding planner: Geoff - Fotograaf: Anaïs Lesy
Artikel in samenwerking met Geoff
Alles begint met een goed gesprek
Geen standaard vragenlijst of droge intake bij Geoff, Geoffrey leert zijn koppels het liefst kennen aan hun keukentafel, waar huisdieren nieuwsgierig komen snuffelen en persoonlijke verhalen vanzelf bovenkomen. “Zo ontdek je wat echt belangrijk is voor het koppel. Zijn ze dol op reizen? Wat drinken ze graag? Wonen ze landelijk of eerder modern? Het zijn deze details die ons meteen een mooi beeld geven van de look-and-feel die koppels voor ogen hebben voor hun grote dag. Daarnaast bespreken we tijdens het eerste, vrijblijvende gesprek uiteraard ook praktische zaken zoals het aantal gasten dat ze willen uitnodigen, of ze al dan niet een locatie in gedachten hebben en hoe ze de dagindeling zien.”
Van droom naar doordacht plan
Na de kennismaking en een eerste offerte, gaat Geoffrey aan de slag om een gedetailleerd voorstel op tafel te leggen. “Onze offertes zijn gemiddeld vijftien pagina’s lang. Ik hou van transparantie en zo weten koppels exact waar hun budget naartoe gaat. Dankzij het gedetailleerde overzicht kunnen koppels prioriteiten stellen zonder verrassingen achteraf.”
“Vervolgens gaan we aan de slag om het voorstel te realiseren en werken we een volledig draaiboek uit. In onze planningsoftware houden we alles bij, zowel zaken die wij regelen als een checklist voor het bruidspaar. Tijdens het volledige traject zitten we regelmatig samen met het koppel om de puntjes op de i te zetten en vragen te beantwoorden. Ook hun ouders zijn hierbij welkom.”
Proeven, voelen en beleven
Een wedding planner gaat voor jou op zoek naar de meest geschikte leveranciers. “Je bent bij ons niet verplicht om met vaste partners te werken. Ook hebben we zelf geen meubilair in voorraad”, vertelt Geoffrey. “Zo kunnen we volledig onafhankelijk aan de slag gaan om echt iets te creëren dat past bij het koppel. Uiteraard heb ik doorheen de jaren wel een groot netwerk van preferred partners opgebouwd en probeer ik zoveel mogelijk lokaal te werken om onze footprint te verkleinen en de transportkosten te drukken.”
“Wanneer de partners afgeklopt zijn, ga ik met het koppel bij hen langs om een keuze te maken. Als wedding planner zijn we vaak de houvast van koppels, we weten wat ze willen en kunnen advies geven zodat elk detail klopt. Van de stijl van het drukwerk tot de menukaarten en zelfs de bewegwijzering naar de parking: het is voor mij belangrijk dat alles dezelfde sfeer ademt. Wil je een zomerse, kleurrijke bruiloft? Dan begint dat bij de uitnodiging en loopt die sfeer door tot in de kleinste details op de dag zelf. Met partners zoals de fotograaf en de dj, die aanwezig zijn op de trouwdag, organiseren we voor de grote dag aanbreekt ook een kennismakend gesprek. Zo ligt de focus voor het koppel tijdens hun huwelijksdag volledig op genieten.”
De grote dag: onzichtbaar aanwezig, altijd dichtbij
De trouwdag zelf draait voor Geoffrey volledig rond ontzorgen, hospitality en beleving. “We coördineren de volledige opbouw. Alles wat we in de maanden ervoor voorbereid hebben, komt nu tot leven.”
Op jullie huwelijksdag komt Geoffrey altijd samen met een collega: “Zo kunnen we op elk moment vooruitdenken en tegelijkertijd dicht bij jullie blijven. Terwijl de ene de ceremonie volgt, rijdt de andere al naar de locatie om te controleren of de muziek aanstaat, de tafeldecoratie nog steeds goed ligt, de catering er klaar voor is, enzoverder. Onze belangrijkste taken op een trouwdag zijn het koppel ontzorgen en de timing bewaken.”
“Tijdens het feest blijven we altijd op de achtergrond. We zorgen dat alles vlot verloopt, houden nauwlettend in de gaten of iemand iets extra nodig heeft, springen bij waar nodig en blussen brandjes. We zorgen bijvoorbeeld voor Dafalgan als één van de gasten zich niet goed voelt of springen in de auto en rijden naar de winkel als iemand iets onvoorzien nodig heeft. Alles voor een uitmuntende hospitality.”
The day after
Ook na het huwelijk blijft een wedding planner jullie ontzorgen. Geoffrey: “We zorgen voor een vlotte afbouw, kijken na of jullie trouwfoto’s tijdig doorgestuurd worden en volgen de facturatie op. Ook na het feest willen we dat alles mooi afgerond wordt.”
Over Geoff
Geoff verzorgt al meer dan twintig jaar met veel liefde en passie huwelijksfeesten en andere evenementen. Openheid, transparantie en een persoonlijke aanpak vormen de kern van zijn werk. Dankzij zijn uitgebreid netwerk van professionele partners kan Geoffrey snel schakelen en voluit gaan voor ervaring en hospitality. “Het is jullie verhaal. Ik zorg ervoor dat het verteld wordt zoals het hoort: persoonlijk, stijlvol en tot in de kleinste details afgewerkt.”
Lees meer over dit onderwerp via deze links: