1. Introduction
Après le dernier confinement, le secteur du mariage a pu reprendre (une partie de) ses activités le samedi 8 mai 2021. Afin de garantir que cette reprise se passe de la manière la plus sécurisée possible, tant pour les organisateurs professionnels que pour les particuliers qui organisent des fêtes privées, un « Guide pour la reprise en toute sécurité des mariages et des fêtes privées » a été élaboré par la Fédération Belge des Prestataires de Mariage.
Le guide a été réalisé après consultation de divers représentants du secteur événementiel et des cabinets ministériels et après avis du Professeur Erika Vlieghe, membre du GEMS et du groupe d’experts spécifique compétent en matière de protocoles sectoriels et de M. Jean-Marie Dochy, Expert Protocole. Il s’appuie sur les nombreux travaux préparatoires et les bonnes pratiques de secteurs tels que celui de l’hôtellerie et la restauration (Horeca), des événements, des activités religieuses et philosophiques, de la culture, … et tient compte des 6 règles d’or et des 10 commandements que tout protocole doit respecter.
2. Portée
Ce “Guide pour la reprise en toute sécurité des mariages et des fêtes privées » vise à créer un cadre simple et sûr dans lequel le secteur peut réorganiser les mariages et autres fêtes privées à caractère familial (fêtes d’anniversaire, communions, baptêmes, anniversaires, etc.) à l’abri du COVID.
2.1 Application :
Chaque invité et/ou organisateur -privé ou professionnel- d’un mariage ou d’une fête privée dans une salle de fête ou de banquet ou sur une propriété privée doit respecter les mesures décrites dans ce guide. Les directives sont également applicables lors du montage et démontage de l’événement. La fin de la fête est décrite dans le protocole Horeca.
Avant leur arrivée sur le lieu de la fête, l’organisateur doit fournir aux invités des informations sur les directives actuelles des autorités locales de santé publique et sur les mesures spécifiques prises sur le lieu de la fête.
2.2. Les chiffres :
2.1.1. Restauration
Selon les règles déterminées à partir du 27 juin :
Salles de fêtes et de banquets : selon les règles du protocole Horeca selon la capacité maximale de la salle en intérieur.
Garden Party (en extérieur de la propriété privée avec ou sans tente ouverte): les règles du protocole Horeca sont recommandées. Nous rappelons qu’en intérieur, la limite est portée à 8 personnes en plus des habitants, enfants de moins de 12 ans non compris.
2.1.2. Cérémonie de mariage (cérémonie civile, religieuse ou équivalent : symbolique/laïque)
Selon les règles déterminées pour :
Maisons communales, lieux de culte (et similaires) : selon les règles du protocole en vigueur à ce moment-là pour les activités religieuses et idéologiques
Garden Party (propriété privée): selon les règles du protocole en vigueur à ce moment-là pour les activités religieuses et idéologiques
2.2 Application basée sur :
Le « Guide pour la reprise en toute sécurité des mariages et des fêtes privées » tient compte des éléments suivants pour la relance en toute sécurité de l’industrie du mariage :
2.2.1 Décisions ministérielles
Le présent protocole est conforme aux conditions minimales de reprises fixées par l’arrêté ministériel du 28 octobre 2020 tel qu’il est en vigueur au 9 juin 2021 . De plus amples informations sur les mesures actuellement en vigueur sont disponibles sur le site www.info-coronavirus.be.
2.2.2 Protocoles de base et sectoriels déjà approuvés
Le contenu de ce guide suit autant que possible les protocoles existants :
- Guide générique pour prévenir la propagation du COVID-19 sur le lieu de travail
Restauration: protocole Horeca* (général & Salles de banquet ou salles)
Organisation: eventsector*
Cérémonie: activités religieuses et idéologiques *
Culture: protocole de base pour le secteur culturel*
Photographes : protocole des photographes professionnels*
Transport: G.T.L. & De Lijn /TEC/ STIB / SNCB / Tourisme*
*Lorsque les protocoles ci-dessus deviennent plus flexibles (extérieur/intérieur), les règles du secteur du mariage deviennent également plus flexibles.
2.2.3 Décisions locales
Enfin, les autorités locales et les gouverneurs jouent un rôle important dans la décision d’autoriser et/ou d’imposer certaines conditions. Au niveau local, ils peuvent aider les organisateurs à permettre aux activités de se dérouler de la manière la plus « Covid-proof » possible, dans le respect de la règlementation en vigueur. Dans l’intérêt de la sécurité et de la santé publique, ils peuvent décider de prendre des mesures plus strictes. Les autorités disposent d’une grande autonomie à cet égard, ce qui peut parfois conduire à des conditions ou à une sévérité différentes entre les municipalités ou les provinces. Veillez donc à vous informer bien à l’avance !
Les décisions prises au niveau fédéral et les mesures prises par les autorités provinciales et locales sont hiérarchiquement supérieures. Ces dispositions priment donc sur les dispositions du présent protocole de base. 3. Ressources
- Guide générique pour prévenir la propagation du COVID-19 sur le lieu de travail
- protocole de base pour le secteur culturel*
Guide pour une reprise de l’Horeca : protocole Horeca
- Protocole secteur événementiel
Protocole des photographes professionnels*
Transport: G.T.L. & De Lijn /TEC/ STIB / SNCB / Tourisme*
4. Les 6 règles d’or
D’une manière générale, les six règles d’or restent applicables à toute activité :
5. Les 10 commandements
Ces 10 exigences de base ou « commandements » sont indispensables pour que toute fête puisse se passer de manière sécurisée et « Covid-proof ».
5.1 Respect du cadre réglementaire en vigueur
Après chaque comité de concertation, les conditions minimales obligatoires à respecter sont fixées dans une norme contraignante. Les protocoles doivent donc prévoir un système de mise à jour régulier afin d’intégrer l’évolution des normes minimales contraignantes.
Les décisions prises au niveau fédéral et les mesures prises par les provinces ou autorités locales ont toujours la priorité sur le protocole ou les guides. S’il y a une divergence entre le protocole et une ou plusieurs dispositions applicables de la législation, ces dispositions primeront donc sur les dispositions du présent protocole de base.
5.2 Coordinateur COVID
Il est important de désigner un coordinateur Covid pour chaque fête – sauf pour les garden-parties sur un domaine privé avec moins de 50 personnes. Il s’agit d’un professionnel (organisateur de mariage, gérant de salle de fête, …) dont la mission est de traduire et de mettre en œuvre les mesures générales de prévention pour la fête en question. Cette personne est le contact avant, pendant et après la fête pour le suivi des différentes mesures de sécurité. Cette personne est mentionnée par son nom et ses coordonnées dans le dossier de conduite de l’événement.
5.3 Communiquer, informer, motiver
La communication jour un rôle très important dans la reprise des activités en toute sécurité.
Il est important d’informer clairement toutes les personnes concernées (les mariés, les invités, le personnel, les fournisseurs, etc.) sur les points suivants :
Conditions de participation à l’événement :
Si un invité présente des symptômes pouvant indiquer la présence de COVID-19, ou s’il a été en contact avec une personne atteinte de COVID-19 ou de symptômes indiquant la présence ou une suspicion de COVID-19 dans les 14 jours précédant l’événement, l’accès à la fête lui sera refusé.
Tous les invités doivent confirmer leur participation à l’organisateur à l’avance, et lui fournir les données personnelles suivantes : prénom, nom, adresse email et numéro de téléphone portable. Ces données doivent être conservées pendant 14 jours afin de faciliter toute recherche de contact ultérieure. Ces coordonnées ne peuvent être utilisées à d’autres fins que la lutte contre le COVID-19 et les invités doivent donner leur accord. Les invités qui refusent se verront interdire l’accès à la fête.
Mesures de sécurité générales et spécifiques prises avant et pendant la fête
Les accords concrets sur ce qui se passe si un participant tombe malade après l’activité.
Le coordinateur COVID-19 joue un rôle important à cet égard. Pendant les activités, l’organisateur et le coordinateur de COVID-19 devront évaluer et ajuster la situation.
Il est préférable de communiquer et de partager les informations à l’avance et de les répéter régulièrement. En outre, le respect des mesures doit être contrôlé et des actions ou corrections doivent être prises si les mesures ne sont pas correctement observées. Les informations peuvent être fournies par des affiches, des formations, des informations sur les sites web, des briefings oraux, etc.
CONSEIL : il existe déjà beaucoup de matériel de communication disponible tant au niveau fédéral que régional ou local (par exemple sur le site info-coronavirus). Nous constatons également que les secteurs créent et distribuent le matériel de communication de soutien nécessaire, comme le site de Horeca (Wallonie et Bruxelles) ou le site HorecaVlaanderen.5.4 Distanciation sociale
La distanciation sociale est, après l’hygiène, l’élément le plus important de tout guide (protocole ou script). La règle de base est de respecter la distance avec les autres personnes, conformément au protocole Horeca actuel, qui interdit les salutations avec contact physique.
Il existe un certain nombre d’autres éléments qui peuvent contribuer à la distanciation sociale, et qui sont décrits dans le protocole Horeca.
Dans la bulle familiale, cette distance ne doit pas être respectée, même si l’on participe à la fête.
5.5 Hygiène
L’hygiène, après la distanciation sociale, est l’élément le plus important de tout guide.
En tant qu’organisateur, vous prenez les mesures nécessaires pour garantir une bonne hygiène sur votre événement.
Se laver suffisamment les mains avec de l’eau et du savon ou les désinfecter avec un gel hydroalcoolique est et reste une règle de base, et doit toujours être possible avant, pendant et après toute activité. Par « régulièrement » nous entendons par exemple à l’arrivée sur le site ou au départ, aux commodités (toilettes), avant d’arriver au repas, au retour à la maison, …Il convient également de déterminer comment, où, quand et pour qui ces ressources sont mises à disposition. Il s’agit, par exemple, de savon liquide, de gel pour les mains, de serviettes en papier (et non de serviettes en tissu ou de sèche-mains électriques). Il doit également y avoir un nombre suffisant de poubelles adaptées. En outre, il faut décider comment éviter tout contact inutile avec les objets, chacun devant utiliser de préférence son propre matériel d’hygiène. Des informations générales et une sensibilisation à l’hygiène (se laver les mains, éternuer dans son coude, utiliser des mouchoirs en papier, utiliser un masque buccal, etc.) sont également activement mises en avant.
5.6 Nettoyage et désinfection
Dans la mesure du possible, l’infrastructure doit être nettoyée/désinfectée régulièrement (au moins une fois par jour et/ou entre chaque groupe d’invités ou événement). Accordez une attention particulière aux zones de contact fréquemment utilisées, telles que les poignées de porte, les robinets, etc.
5.7 Ventilation
Il est préférable que les activités se déroulent autant que possible à l’extérieur, où il y a une bonne ventilation naturelle.
Si vous êtes néanmoins actif à l’intérieur, il est préférable de choisir des pièces spacieuses et bien ventilées. Il est fortement conseillé de suivre les dernières recommandations de ventilation du conseil supérieur de la santé. L’utilisation des ventilateurs individuels qui peuvent être source de propagation du virus est interdite.
Une ventilation régulière (par exemple en ouvrant une fenêtre) est toujours nécessaire, surtout dans les petites pièces. Le virus se propageant par aérosols, la ventilation joue un rôle crucial pour limiter le risque de contamination/ Il permet de renouveler l’air intérieur des locaux et de réduire la présence de ces aérosols, qui peuvent être contaminés par une personne contaminée présente dans la salle.
L’utilisation d’un appareil de mesure de la qualité de l’air (CO2) est obligatoire dans les espaces intérieurs. Cet appareil doit être installé de manière visible pour les visiteurs dans chaque pièce séparée de l’établissement destinée à la consommation de boisson ou de repas. La norme cible de 900 ppm de CO2 est d’application. Entre 900 ppm et 1.200 ppm, des mesures d’aération, de ventilation ou/et de purification d’air doivent être prises pour ramener le taux de CO2 en-dessous de 900 ppm. Au-delà de 1.200 ppm, la fermeture de l’établissement s’impose*Cette mesure n’est applicable que dans les lieux professionnels – pas sur les propriétés privées. Les actions de surveillance de la ventilation et de la qualité de l’air sont décrites dans le document “recommandations pour la mise en œuvre pratique et le contrôle de la ventilation et de la qualité de l’air intérieur dans le contexte de la pandémie de COVID-19 »
Ce document a été élaboré par la Task Force « Ventilation » du commissariat Corona. Task Force à laquelle ont participé des membres des différentes communautés.Pour plus d’informations sur la mesure correcte de la concentration de CO2 dans une pièce, veuillez vous référer au document «ventilation et mesure du CO2 pour la prévention du COVID-19 » rédigé par le Haut Conseil de la Santé Publique.
5. 8. Protection personnelle
L’utilisation de la protection individuelle doit être décrite tant pour son utilisation que pour son traitement après usage. Si la protection n’est pas jetable, son nettoyage et sa désinfection doivent également être décrits.
5.8.1 Hygiène personnelle : Masque buccal
Pour ce qui concerne l’obligation de porter un masque buccal, il convient de se référer au cadre règlementaire en vigueur .
Le port d’un masque buccal est obligatoire pendant une réception sauf lorsque les convives sont assis à table dans les mêmes conditions que celles fixées dans le protocole Horeca. Dans certaines situations et sous certaines conditions, le masque peut être retiré, par exemple pour jouer d’un instrument.
5.9 Prise en charge des personnes infectées
Il faut décrire comment les personnes contaminées seront traitées. Selon le cas, il peut s’agir d’employés, d’invités, de personnel, de fournisseurs, etc.
Le principe général est le suivant : si vous vous sentez malade, vous restez à la maison.
Si une personne tombe malade sur le lieu de travail, suivez la procédure du SPF Emploi : https://emploi.belgique.be/fr/actualites/comment-doit-agir-lemployeur-avec-des-travailleurs-qui-presentent-des-symptomes-du
Assurez-vous que la personne en question peut rentrer chez elle en toute sécurité. Il est donc préférable de ne pas utiliser les transports en commun, de porter un masque buccal, de prêter une attention particulière à l’hygiène des mains, etc.
En cas d’urgence, vous pouvez faire appel aux services d’urgence
Traiter avec les collègues de la personne infectée.
Concernant la recherche de contacts (tracing) :
Tous les invités sont tenus de confirmer leur présence à l’avance, et de fournir leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse électronique à l’organisateur.
Le déploiement de l’application “Corona Alert » est recommandé pour assurer la sécurité de la fête et/ou pour faciliter la recherche des contacts après la fête.
5.10 Conformité et application
Dans le dossier de conduite, l’organisateur doit décrire comment il veillera à ce que les mesures prévues dans le protocoles soient appliquées et comment des sanctions pourront être imposées si nécessaire.
La supervision de première ligne se situe au niveau du coordinateur COVID-19 et de l’organisateur de l’activité qui pourraient travailler avec un système d’autocontrôle dans ce contexte.
Le client final organisateur (ou le particulier) est responsable du respect de ces modalités sur une propriété privée. Les organisateurs qui ne se conforment pas à ce règlement peuvent se voir infliger une amende.
6. Mesures organisationnelles
6.1. Directives pour les invités
Conformément au protocole pour le secteur Horeca et pour le secteur des événements
Ne venez pas à la fête si vous ou l’un de vos proches présentez des symptômes pouvant indiquer une contamination par le virus COVID-19 (toux, fièvre, fatigue, problèmes respiratoires, troubles de l’odorat ou du goût,…).
Suivez les instructions des mariés ou de l’organisateur qui vous sont communiquées à l’avance et qui seront affichées sur le lieu de la fête.
La salle des fêtes ou le coordinateur du COVID-19 s’assurera que toutes les mesures de sécurité sont respectées et que la fête peut se terminer à l’heure prévue, qui sera la même que celle en vigueur dans l’ Horeca. Le coordinateur COVID n’agit pas en tant que policier. Il n’est pas responsable si un participant refuse de se conformer au règlement, mais peut faire appel à la police locale pour intervenir si nécessaire.
Ne serrez pas la main, n’embrassez pas et n’étreignez personne et évitez tout contact physique entre le personnel et/ou les invités.
Ne remettez pas de cadeaux physiques ou d’autres objets.
Restauration conformément au protocole Horeca.
Gardez la distance appropriée avec le personnel et les autres invités, sauf ceux qui font partie de votre bulle.
Limitez vos déplacements lors de la fête au strict nécessaire. Ne vous déplacez qu’entre votre table et les sanitaires.
Toussez ou éternuez dans votre coude ou dans un mouchoir en papier que vous jetez immédiatement après dans une poubelle avec couvercle.
Veillez toujours à une bonne hygiène des mains en utilisant le gel pour les mains disponible ou en vous lavant les suffisamment les mains. Lavez-vous les mains à l’arrivée et au départ.
Toute personne âgée de 12 ans et plus est tenue de porter un masque buccal, sauf si elle est assise à une table. Il est obligatoire de consommer nourriture et boissons en position assise, pour autant que cela soit prescrit par le protocole Horeca.
6.2. Directives pour l’organisateur
Conformément au protocole pour le secteur Horeca et pour le secteur des événements.
6.2.1. Général : dossier de conduite
Assurez-vous de disposer d’un script dans lequel figurent tous les aspects de chaque événement (plan de situation, liste du matériel nécessaire, agenda, coordonnées complètes du coordinateur COVID-19,…) ainsi que la liste des mesures de sécurité mises en place.
Mettre en place un environnement sous contrôle ainsi qu’un plan de gestion des groupes de personnes (gestion des foules) – en particulier à certains endroits et à des moments spécifiques :
A l’arrivée au comptoir d’accueil : si nécessaire, prévoir des créneaux horaires différents pour gérer l’arrivée par petits groupes séparés. Ou alors prévoir de diriger les groupes vers des comptoirs d’accueil différents.
Si il y a un passage vers une terrasse ouverte : prévoyez un membre du personnel qui guide les invités jusqu’à leur table ou leur indique leur place sur le plan de tables ou de salle.
Lorsque les participants se déplacent vers les sanitaires.
Assurer un aménagement sain et à l’épreuve du COVID des locaux (plans du bâtiment, disposition des locaux,…), en portant une attention particulière aux installations de points sanitaires (à l’entrée, signalétique claire, désinfection et ventilation contrôlée des sanitaires, …)
Assurez-vous que chaque employé dispose des coordonnées du coordinateur COVID et d’un plan de « gestion des invités infectés ».
6.2.2. Directives pour la cérémonie
Conformément au protocole pour les activités religieuses et philosophiques
Masque buccal obligatoire pour tous les participants de plus de 12 ans
Gardez vos distances selon les règles de distanciation sociale en vigueur
L’organisateur doit fournir au personnel et aux participants les moyens nécessaires à l’hygiène des mains, prendre des mesures d’hygiène appropriées pour la désinfection de l’installation et du matériel utilisé à intervalles réguliers et assurer une bonne ventilation.
Les contacts physiques entre les personnes et les objets sont interdits, sauf entre les membres d’un même foyer.
6.2.3. Directives pour le chant et les musiciens
Conformément au protocole du secteur culturel
Les règles suivantes sont applicables pour les animations de type chant ou musique
Chant et chorales
Pour toutes les activités de chant ou de chorales, vous devez prendre un certain nombre de mesures supplémentaires :
Si l’activité à lieu en intérieur, veillez à aérer la salle avant, pendant et après l’activité
Il est préférable d’augmenter les distances physiques entre les chanteurs. En respectant une distance de 3 mètres autour de chaque personne, il est possible de chanter sans masque buccal. Cette distance peut être réduite à 1,5 mètre autour de chaque personne si l'une des conditions suivantes est remplie :
Un masque buccal est porté
Des écrans Plexi sont placés entre les chanteurs
Aucun matériel ne peut être partagé. S'il n'y a pas d'autre option, ce matériel doit être désinfecté entre les répétitions ou les représentations.
Le sol, le décor et les accessoires sont considérés comme des outils de travail et sont périodiquement désinfectés avec un désinfectant.
Une attention particulière doit être accordée pour éviter les contacts en dehors des « moments de chants » (les pauses par exemple)
Les responsables, encadrants adaptent les présentes mesures en fonction de la nature du public visé et des conditions dans laquelle l’activité s’organise. Ex : organiser des répétitions pour 50 personnes de plus de 60 ans dans un local exigu mal ventilé est considéré comme une activité à risque. Lors d’une représentation, la distance avec un public doit toujours être d'au moins 3 mètres. Protocole secteurs culturels – COVID-19 – FWB Culture – Mai-Juin 2021 18
Instruments à vent
Pour toutes les activités qui utilisent des instruments à vent, vous devez prendre des précautions supplémentaires :
Si l’activité à lieu en intérieur, veillez à aérer la salle avant, pendant et après l’activité
Respectez une distance de 2 mètres les uns des autres. Cette distance peut être réduite à 1,5 mètre si un matériau de protection (par exemple des écrans en plexi) est utilisé.
Les liquides doivent être collectés dans des chiffons jetables
Le sol sur lequel les instruments à vent ont été utilisés doit être nettoyé, de préférence après chaque utilisation par un groupe.
Les instruments ne peuvent pas être échangés entre différents musiciens.
Une attention particulière doit être accordée pour éviter les contacts en dehors des « moments musicaux » (les pauses par exemple) Lors d’une représentation, la distance avec un public doit toujours être d'au moins 3 mètres.
6.2.4. Directives pour la réception et le dîner
Conformément au protocole Horeca
Pour tout type de fête privée dans le cercle familial, les directives du protocole Horeca sont d’application en mettant l’accent sur :
Le respect de la règle de distanciation sociale, l’utilisation de masques buccaux et le sens général des responsabilités constituent la règle de base.
Le fait qu’une réception et/ou dîner puissent être consommés assis ou debout dépend des mesures décrites dans le protocole Horeca en vigueur au moment de la fête.
Le nombre d’invités pouvant se trouver à l’intérieur ou à l’extérieur en même temps dépend des mesures en vigueur décrites dans le protocole Horeca en vigueur au moment de la fête.
Les buffets sont désormais autorisés moyennant le respect de règles de base telles que :
Désinfection des mains obligatoire pour les invités si le buffet est en self-service
Port du masque obligatoire
Distanciation sociale obligatoire entre les invités qui sont au buffet
Afin d’éviter les groupes autour du buffet, les invités se lèveront table par table pour aller se servir
Le buffet peut également être servi par le personnel du traiteur.
Ces mesures s’appliquent à tous les points de distributions tels que échoppes, distributeurs de boissons, automates, frigos, etc.
6.2.5. Directives pour les photos de mariage
Conformément au protocoles des photographes professionnels.
La prise de photos des mariés, de la fête et des invités est autorisée :
Les photographes portent toujours un masque buccal.
Les clients portent toujours un masque buccal, sauf au moment de la prise de la photo.
Gardez vos distances selon la règle de distanciation sociale en vigueur.
6.2.6. Directives pour la soirée dansante
Les soirées dansantes ne peuvent être faites qu’en extérieur selon les règles suivantes :
Par groupe de 4 personnes (enfants de 12 ans accomplis non-compris) et plus de 4 personnes si ces personnes appartiennent au même ménage ;
Ces groupes de 4 personnes sont des personnes qui partagent la même table;
Avec port obligatoire du masque ;
Avec respect obligatoire d’une distance garantie d’1,5 mètres entre chaque groupe ;
Jusqu'à 23h00 du matin ;
La danse d'ouverture entre les mariés et la danse avec les parents est autorisée (sans masque, pour les photos) ;
Les soirées dansantes en intérieur sont interdites.
6.2.7. Directives pour le transport
Conformément aux protocoles : G.T.L. & De Lijn /TEC/ STIB / SNCB / Tourisme*
Le transport du couple de mariés, des invités et/ou de la suite de mariage s’applique conformément aux règles suivantes :
Masque buccal obligatoire pour tous les passagers de plus de 12 ans
Garder une distance maximale entre les personnes et s’asseoir par rangées
Le véhicule doit être régulièrement ventilé et nettoyé
| Le port du masque est obligatoire pour tous les membres du staff (par staff, nous entendons le personnel qui travaille sur place tel que traiteur, photographe, wedding planner, etc.) |
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