Gids voor de veilige heropstart van huwelijks- en privéfeesten

1. Inleiding

Na de laatste lockdown kon de huwelijkssector op zaterdag 8 mei 2021 (een deel van haar) activiteiten hervatten. Om dat zo veilig mogelijk te laten gebeuren, zowel voor professionele organisatoren als voor organiserende privépersonen, werd er een ‘Gids voor de veilige heropstart van huwelijks- en privéfeesten’ opgemaakt door de Belgische Federatie van Huwelijksleveranciers.

De gids kwam tot stand na overleg met verschillende vertegenwoordigers uit de eventsector en kabinetten, en na advies van professor Erika Vlieghe, lid van GEMS en de bevoegde specifieke expertengroep sectorprotocollen en de heer Jean-Marie Dochy, Expert Protocol. Het bouwt verder op het vele voorbereidende werk en goede praktijkvoorbeelden van sectoren als Horeca, Events, Religie en Levensbeschouwlijke activiteiten, Cultuur, ... en houdt rekening met de 6 gouden regels en de 10 geboden waaraan elk protocol dient te voldoen.

2. Toepassingsgebied

Deze ‘Gids voor de veilige heropstart van huwelijks- en privéfeesten’ heeft als doel een eenvoudig, veilig kader te creëren waarbinnen de sector op COVID-proof wijze opnieuw trouw- en andere privéfeesten met familiaal karakter (verjaardagsfeesten, communies, babyborrels, jubilea, ... ) kan organiseren.

2.1 Toepassing:

Elke gast en/of organisator -particulier of professional- van een huwelijks- of privéfeest in een feest-of banketzaal dan wel op privé domein dient zich te houden aan de maatregelen beschreven in deze gids. De richtlijnen zijn ook van toepassing tijdens de op- en afbouw van het feest. Einduur van het feest staat beschreven in het horecaprotocol.

Vóór hun aankomst op de feestlocatie dient de organisator de gasten informatie te bezorgen over de huidige richtsnoeren van de lokale volksgezondheidsinstanties en over specifieke maatregelen die in de feestlocatie zijn genomen.

2.2. Aantallen:

2.1.1. Catering

Volgens de regels bepaald vanaf 27 juni:

Feest-en banketzalen: volgens de regels van het horecaprotocol afhankelijk van de maximale capaciteit van de binnenzaal.

Tuinfeest (buiten het privéterrein met of zonder open tent): de regels van het horecaprotocol worden aanbevolen. We herinneren eraan dat binnenshuis de limiet is verhoogd tot 8 personen in aanvulling op de bewoners, kinderen onder de 12 jaar niet inbegrepen.

2.1.2. Huwelijksceremonie (burgerlijk, religieus of gelijkgesteld: symbolisch/vrijzinnig/seculier)

Volgens de regels bepaald voor:

Stad- & gemeentehuizen, gebedshuizen (& gelijkgesteld): volgens de regels van het op dat moment geldende protocol voor religieuze en levensbeschouwelijke activiteiten

Tuinfeesten (privé domein): volgens de aantallen bepaald door het laatste MB, met toepassing van de regels van het horecaprotocol (cf hierboven)

2.2 Toepassing gebaseerd op:

De ‘Gids voor de veilige heropstart van huwelijks- en privéfeesten’ houdt voor de veilige heropstart van de huwelijkssector rekening met:

2.2.1 Ministeriële Besluiten

Het huidige protocol voldoet aan de minimumvoorwaarden tot heropstart, vastgelegd bij het ministeriële besluit van 28 oktober 2020, dat van kracht is op 9 juni 2021. Meer informatie over de momenteel geldende maatregelen vind je op www.info-coronavirus.be.

2.2.2 Reeds goedgekeurde basis- en sectorprotocollen

De inhoud van deze gids sluit zo maximaal mogelijk aan op bestaande protocollen:

• Generieke gids om de verspreiding van COVID-19 op het werk tegen te gaan
• Ministeriële besluiten
• Generieke gids om de verspreiding van COVID-19 op het werk tegen te gaan
• Protocol voor religieuze en levensbeschouwlijke activiteiten
• Sectorgids cultuur
• Gids voor een veilige heropstart van de horeca
• Protocol Eventsector
• Beroepsfotografen protocol
• G.T.L. & De Lijn / Toerisme

4. De 6 Gouden regels

Als algemeen principe blijven de zes gouden regels van toepassing op elke activiteit:

5. De 10 Geboden

Deze 10 basisvereisten of ‘geboden’ zijn noodzakelijk om elk feest op COVID-veilige wijze te kunnen laten doorgaan.

5.1 Naleving van het regelgevende kader

Na elk overlegcomité worden de verplichte minimumvoorwaarden die moeten worden nageleefd vastgelegd in een bindend kader. De protocollen moeten derhalve voorzien in een systeem van regelmatige bijwerking om met deze wijzigende wetgeving om te gaan.

De besluitvorming op federaal niveau en maatregelen die genomen zijn door provinciale en lokale overheden hebben altijd voorrang op het protocol of de gidsen. Indien er discrepantie optreedt tussen het protocol en één of meer toepasselijke bepalingen in de wetgeving, zullen die bepalingen derhalve voorrang hebben boven de bepalingen van dit protocol.

5.2 COVID-coördinator

Het is belangrijk om tijdens elk feest -uitgezonderd tuinfeesten tot 50p- een “Covid-coördinator” aan te duiden. Dit is een professional (wedding planner, feestzaal, ... ) die als taak heeft de algemene preventiemaatregelen naar het feest in kwestie te vertalen en te doen implementeren. Die persoon is voor, tijdens en na het feest het aanspreekpunt voor de opvolging van de verschillende veiligheidsmaatregelen. Deze persoon staat met naam en contactgegevens in het draaiboek.

5.3 Communiceer, informeer, motiveer

Communicatie speelt een zeer belangrijke rol in de veilige heropstart van de activiteiten.

Het is belangrijk om alle betrokkenen (trouwkoppel, gasten, personeel, leveranciers, …) duidelijk te informeren over de

Voorwaarden tot aanwezigheid:

Indien een genodigde symptomen zou hebben die op COVID-19 kunnen wijzen, of indien zij in de 14 dagen voor hun geplande verblijf in contact zijn geweest met een persoon met COVID-19 of met symptomen die op COVID-19 duiden wordt hem/haar de toegang tot het feest ontzegd.

Alle genodigden bevestigen hun komst vooraf aan de organisator, en bezorgen hem/haar volgende persoonsgegevens: voornaam, naam, e-mailadres en GSM-nummer. Deze gegevens dienen gedurende 14 dagen bewaard te worden om eventuele contact tracing nadien te vergemakkelijken. Deze contactgegevens mogen voor geen andere doeleinden gebruikt worden dan in het kader van de bestrijding van COVID-19 en de gasten moeten daarvoor hun toestemming geven. Gasten die weigeren wordt de toegang tot het feest ontzegd.

Algemene en specifieke veiligheidsmaatregelen, zowel voor als tijdens het feest;

Concrete afspraken over wat als je ziek wordt na de activiteit.

De COVID-19-coordinator speelt daarbij een belangrijke rol. Tijdens de activiteiten zullen vooral de organisator en de COVID-19-coordinator de situatie moeten evalueren en bijsturen.

Communicatie en delen van informatie gebeurt best op voorhand en wordt regelmatig herhaald. Bovendien moet het respecteren van de maatregelen opgevolgd worden en moet er opgetreden of gecorrigeerd worden indien de maatregelen niet correct worden nageleefd. De informatie kan gebeuren via affiches, opleidingen, info op de websites, mondelinge briefings en dergelijke meer.

TIP: Er bestaat al heel wat communicatiemateriaal dat men kan gebruiken op federaal, regionaal of lokaal niveau. Daarnaast merken we dat ook de sectoren het nodige ondersteunende communicatiemateriaal aanmaken en verspreiden, zo ook bv HorecaVlaanderen.

5.4 Social distancing

Social distancing is, naast hygiëne, het belangrijkste element in elke gids (protocol of draaiboek). Het respecteren van de afstand met andere personen volgens update horecaprotocol, waarbij er ook geen begroetingen met fysiek contact gebeuren, is daarbij dus de basisregel.

Er zijn een aantal andere elementen die kunnen bijdragen aan social distancing, en die beschreven staan in het horecaprotocol.

Binnen de huishoudelijke bubbel vervalt deze afstand, ook bij aanwezigheid op het feest.

5.5 Hygiëne

Hygiëne is, naast social distancing, het belangrijkste element in elke gids.

Als organisatie voorzie je de nodige maatregelen om een goede hygiëne te waarborgen.

Voldoende de handen wassen met water en zeep of ontsmetten met alcoholgel, is en blijft een grondregel, en moet dus altijd kunnen voor, tijdens en na de activiteit. Onder regelmatig verstaat men bijvoorbeeld bij vertrek, bij aankomst, bij sanitaire stop, bij diner, bij thuiskomst, …

Er moet ook bepaald worden hoe, waar, wanneer en aan wie er gepaste middelen ter beschikking worden gesteld . Het gaat daarbij bijvoorbeeld om vloeibare zeep, handgel, papieren doekjes (geen handdoeken of elektrische drogers). Er moeten bovendien voldoende passende afvalbakken worden voorzien. Verder moet bepaald worden hoe onnodig contact met voorwerpen te vermijden, waarbij iedereen bij voorkeur eigen materiaal gebruikt. Algemene informatie en sensibilisering m.b.t. tot hygiëne (handen wassen, in je arm niezen, papieren zakdoeken gebruiken, gebruik mondmasker…) wordt bovendien actief verspreid.

5.6 Reiniging en ontsmetting

De infrastructuur moet in de mate van het mogelijke regelmatig (minstens dagelijks en/of tussen elke groep genodigden of elk feest) schoongemaakt/ontsmet worden. Besteed daarbij extra aandacht aan de veelgebruikte contactoppervlakten zoals deurklinken, kranen, enz.

5.7 Verluchting

Het geniet de voorkeur om activiteiten zoveel als mogelijk buiten te laten doorgaan, waar er in principe een goede natuurlijke ventilatie is.

Als je toch binnen actief bent, genieten grote en goed geventileerde ruimtes de voorkeur. Het is het sterk aangeraden hierbij om de meest actuele ventilatie-adviezen van Het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en van de Hoge Raad voor Gezondheid te volgen. Gebruik van individuele ventilatoren die het virus kunnen verspreiden is verboden.

Regelmatig de ruimtes verluchten (door bv. een venster open te zetten) is altijd noodzakelijk, zeker in kleinere ruimtes. Aangezien het virus door aërosolen wordt verspreid, speelt ventilatie een cruciale rol bij het beperken van het besmettingsrisico. Het maakt het mogelijk de binnenlucht van lokalen te vernieuwen en de aanwezigheid van deze aërosolen, die mogelijk besmet zijn met COVID-door een besmette aanwezige in de ruimte, te verminderen.

De acties ter bewaking van ventilatie en luchtkwaliteit worden beschreven in het document "Aanbevelingen voor de praktische uitvoering van de bewaking van ventilatie en luchtkwaliteit in COVID-19", dat is opgesteld door de Taskforce Ventilatie van het COVID-19 Commissariaat waar leden van de diverse gemeenschappen in zetelden.

Voor meer info over het correct meten van de CO²-concentratie in een ruimte wordt verwezen naar het document “ventileren, verluchten en CO² meting ter preventie van COVID-19” dat is opgesteld door het Agenschap Zorg en Gezondheid.

5. 8. Persoonlijke bescherming

Het gebruik van persoonlijke bescherming moet beschreven worden, alsook de verwijdering ervan, en -indien het geen wegwerp betreft- de reiniging en ontsmetting ervan.

5.8.1 Persoonlijke hygiëne: mondmasker

Voor wat de verplichting tot het dragen van een mondmasker betreft, verwijzen we naar de wettelijke afspraken mbt verplichting en het huidige regelgevend kader.

Het dragen van een mondmasker is verplicht tijdens een receptie, behalve wanneer de gasten aan tafel zitten onder dezelfde voorwaarden als die welke zijn vastgesteld in het horecaprotocol. In bepaalde situaties en onder bepaalde omstandigheden kan het masker worden afgedaan, bijvoorbeeld bij het bespelen van een instrument.

5.9 Beheer besmette personen

Er moet beschreven worden hoe omgegaan zal worden met besmette personen. Dit kan al naargelang het geval gaan over werknemers, gasten, personeel, leveranciers, ...

Als algemeen principe geldt: wie zich ziek voelt, blijft thuis.

Indien iemand ziek wordt op het werk, volg dan de betreffende procedure van FOD WASO :https://werk.belgie.be/nl/nieuws/hoe-ga-ik-als-werkgever-om-met-werknemers-die-corona-griepsymptomen-vertonen , met als voornaamste punten:

Zorg dat de persoon in kwestie op een veilige manier naar huis kan, dus best geen openbaar vervoer, dragen van mondmasker, extra aandacht voor handhygiëne, …

In noodgevallen kan men beroep doen op de urgentiediensten

Hoe moet er omgegaan worden met de collega’s van de besmette persoon.

Inzake contact tracing:

Alle gasten zijn verplicht hun aanwezigheid vooraf te bevestigen, en hun naam, telefoonnummer en emailadres door te geven aan de organisator;

Inzet van de “corona alert app” wordt aangeraden, om het feest veilig te laten doorgaan en/of om contact tracing na het feest te vergemakkelijken.

5.10 Compliance en handhaving

In het draaiboek dient de organisator te beschrijven hoe hij/zij ervoor zal zorgen dat de maatregelen uit het protocol gehandhaafd zullen worden en hoe er desgevallend sanctionerend kan worden opgetreden.

Het eerstelijnstoezicht bevindt zich op het niveau van de COVID-19-coordinator en organisator van de activiteit die in dat verband zou kunnen werken met een zelfcontrolesysteem.

De organiserende eindklant of particulier is verantwoordelijk voor de naleving van deze modaliteiten op privé domein. Organisatoren die deze modaliteiten niet naleven, kunnen een boete opgelegd krijgen.

6. Organisatorische maatregelen

6.1. Richtlijnen voor de gasten

Conform Protocol horeca + events

Kom niet naar het feest indien je zelf of één van je naasten symptomen vertoont die op besmetting met het COVID-19 virus kunnen wijzen (hoesten, koorts, vermoeidheid, ademhalingsproblemen, aangetaste reuk- of smaakzin, …).

Volg de instructies van het trouwkoppel of de organisator die je op voorhand worden gecommuniceerd en die geafficheerd zullen zijn op de feestlocatie.

De feestzaal of COVID-19-coordinator zal er op toezien dat alle veiligheidsmaatregelen worden opgevolgd, en dat het feest kan eindigen op het uur voorzien in het huidige horecaprotocol. De Covid-coördinator treedt niet op als politieagent. Hij is niet verantwoordelijk als een aanwezige gast weigert zich aan de regels te houden, maar kan de lokale politie inschakelen om in te grijpen indien nodig.

Geef niemand een hand, kus of omhelzing en vermijd elk fysiek contact tussen personeel en/of andere gasten.

Overhandig geen fysieke geschenken noch andere voorwerpen.

Catering conform horecaprotocol.

Hou de geldende afstand van personeel en andere gasten, uitgezonderd de personen die deel uitmaken van je gezelschap.

Beperk je verplaatsingen op het feest tot de strikt noodzakelijke. Verplaats je enkel van en naar uw tafel en de toiletten.

Hoest of nies in je elleboog of in een papieren zakdoek die je onmiddellijk nadien weggooit in een vuilnisbak met een deksel.

Zorg steeds voor een goede handhygiëne door gebruik te maken van de aanwezige handgels of door je handen voldoende te wassen. Was je handen bij aankomst en vertrek.

Iedereen vanaf 12 jaar is verplicht om een mondmasker te dragen, behalve wanneer ze aan tafel zitten. Er wordt verplicht zittend geconsumeerd, zolang het horecaprotocol dit voorschrijft.

6.2. Richtlijnen voor de organisator

Conform Protocol horeca + events

6.2.1. Algemeen: Draaiboek

Zorg voor een draaiboek waarin van elk feest alle aspecten (locatieplan, materiaallijst, tijdsschema, gegevens COVID-19-coordinator, …) en alle bijhorende veiligheidsmaatregelen worden opgenomen.

Zorg voor een gecontroleerde omgeving en goede beheersing van groepen mensen (crowd management) – zeker op bepaalde plaatsen en momenten:

Bij aankomst aan de welkomstbalie: indien nodig, voorzie aparte tijdspannes voor aankomst van kleinere groepen en/of stuur kleinere groepen naar verschillende welkomstbalies.

Bij doorgang naar het open terras: voorzie een medewerker die de gasten naar hun tafel begeleidt of hun zitplaats aantoont op het tafelplan/zaalplan.

Bij verplaatsing naar het toilet

Zorg voor een gezonde, COVID-proof indeling van de ruimtes (gebouwplannen, lokaalindeling, …), met extra aandacht voor de sanitaire voorzieningen (toegangen, afstandssignalisatie, desinfectie en ventilatie van de toiletten, …).

Zorg dat elke medewerker beschikt over de gegevens van de COVID-coordinator en een ‘Beheers besmette gasten’ plan

6.2.2. Richtlijnen voor de ceremonie

Conform Protocol voor Religieuze en Levensbeschouwlijke activiteiten

Mondmasker verplicht voor alle aanwezigen ouder dan 12 jaar

Hou afstand volgens de van kracht zijnde social distancing regels

De organisator stelt middelen voor de noodzakelijke handhygiëne ter beschikking van het personeel en de aanwezigen, neemt de gepaste hygiënemaatregelen om de inrichting en het gebruikte materiaal regelmatig te desinfecteren en zorgt voor een goede verluchting

Fysieke aanrakingen tussen personen en van voorwerpen zijn verboden, behalve tussen de leden van eenzelfde huishouden

6.2.3. Richtlijnen voor zang en muzikanten

Conform Sectorgids Cultuur

Een aantal specifieke activiteiten in de cultuursector krijgen een aparte vermelding in dat basisprotocol. Zij hebben immers een verhoogd risico op overdracht van druppels en infectie, en vragen daarom extra aandacht en specifieke maatregelen:

6.2.3.1. Zang

Voor alle activiteiten met zang of die aanleiding geven tot luid spreken of roepen, moet je een aantal extra maatregelen nemen:

Algemene maatregelen

Er wordt geen werkmateriaal gedeeld. Als het niet anders kan, moet dat materiaal tussen repetities of opvoeringen door ontsmet worden.

De vloer, het decor en de rekwisieten worden beschouwd als werkmiddelen en worden periodiek ontsmet met desinfecterend middel.

Er moet extra aandacht gaan naar het vermijden van contact buiten de ‘zangmomenten’ (bijv. pauzes).

Afstand en mondmasker

Wanneer er een afstand van 3 meter rondom elke persoon voorzien kan worden, kan er zonder mondmasker gezongen worden. Die afstand kan verkleind worden tot 1,5 meter rondom als aan één van volgende voorwaarden wordt voldaan.

Er wordt wel een mondmasker (of gevalideerd alternatief) gedragen.

Alle zangers staan op één rij naast elkaar en zingen in dezelfde richting, maar niet naar elkaar toe.

De afstand met een publiek moet altijd minstens 3 meter zijn.

In een aantal sectorgidsen worden er nog extra tips en aanbevelingen meegegeven, o.a. in de sectorgids professionele kunsten en bij koepelorganisatie Koor&Stem.

6.2.3.2. Blaasinstrumenten

Voor alle activiteiten waarbij blaasinstrumenten gebruikt worden, moet je een aantal extra maatregelen nemen. Onderstaande maatregelen gelden in alle fasen !

Respecteer een afstand van 2 meter ten opzichte van anderen.

Vloeistoffen moeten opgevangen worden in wegwerpdoeken of gevalideerde alternatieven.

De vloer waarop de blaasinstrumenten werden gebruikt, moet extra schoongemaakt worden, bij voorkeur na elk gebruik door één groep.

Instrumenten mogen niet uitgewisseld worden tussen verschillende muzikanten. Als dat onvermijdelijk is, mag het instrument gedurende 72 uur niet worden gebruikt, om er zeker van te zijn dat het instrument niet langer met het virus besmet is. Het (eventueel aanwezige) mondstuk moet altijd ontsmet worden voor gebruik door een ander persoon, ook na 72 uur.

Er moet extra aandacht gaan naar het vermijden van contact buiten de ‘muziekmomenten’ (bijv. pauzes).

In een aantal sectorgidsen worden er nog extra tips en aanbevelingen mee gegeven, o.a. in de sectorgids professionele kunsten en bij koepelorganisatie VLAMO.

6.2.4. Richtlijnen voor de receptie en het diner

Conform Horecaprotocol

Voor elk soort privéfeesten in familiekring gelden de richtlijnen van het horecaprotocol, met de nadruk op:

Het respecteren van de geldende afstandsregel, het gebruik van mondmaskers en de algemene verantwoordelijkheidszin is de basisregel.

Of een receptie en/of diner zittend dan wel staand kan worden geconsumeerd, hangt af van de van kracht zijnde maatregelen beschreven in het horecaprotocol op het moment van het feest.

Hoeveel gasten binnen dan wel buiten kunnen aanwezig zijn op hetzelfde moment, hangt af van de van kracht zijnde maatregelen beschreven in het horecaprotocol op het moment van het feest.

Buffetten zijn toegestaan op voorwaarde dat deze basisregels worden gevolgd:

Verplichte ontsmetting van de handen voor elke gast, indien het buffet zelfbediening is. Het buffet kan ook worden geserveerd door het cateringpersoneel.

Verplicht dragen van maskers door gasten en personeel rond elk buffet of distributiepunt.

Verplicht rekening te houden met de van kracht zijnde social distancing tussen gasten aan het buffet.

Om groepen rond het buffet te vermijden, begeven de gasten zich tafel per tafel naar het buffet.

Deze maatregelen gelden voor alle distributiepunten zoals kraampjes, drankautomaten, verkoopautomaten, koelkasten, enz.

6.2.5. Richtlijnen voor de huwelijksfoto’s

Conform Beroepsfotografen protocol

Voor het nemen van de foto’s van het trouwkoppel, van het feest en van gasten geldt:

Fotografen dragen altijd een mondmasker.

Klanten dragen altijd een mondmasker, behalve op moment van opname.

Hou afstand volgens de van kracht zijnde social distancing regels.

6.2.6. Richtlijnen voor het dansfeest

Dansen mag enkel buiten, in open lucht, volgens de onderstaande regels:

In groepen van 4 personen (kinderen van 12 jaar niet meegerekend), en meer dan 4 personen indien deze tot hetzelfde huishouden behoren;

Deze groepen van 4 personen zijn mensen die dezelfde tafel delen.

Het dragen van mondmaskers is verplicht;

Met verplichte inachtneming van een gegarandeerde afstand van 1,5 meter tussen elke groep van 4 personen;

Tot 23:00 uur;

De openingsdans tussen het gehuwd paar en de dans met de ouders is toegelaten (zonder mondmasker, voor de foto’s);

Een dansfeest binnen is verboden.

6.2.7. Richtlijnen voor vervoer

Conform Protocollen G.T.L. & De Lijn / Toerisme

Voor het vervoer van het trouwkoppel, de gasten en/of de huwelijkssuite geldt:

Mondmasker verplicht voor alle passagiers ouder dan 12 jaar

Hou maximaal afstand en ga geschrankt zitten

Het voertuig dient regelmatig verlucht en gereinigd te worden