Foto (boven): Wedding planner: Event’L - Fotograaf: Anneleen Jegers
1. Plan de grote lijnen
Een gedetailleerd tijdschema is een belangrijk onderdeel van een zorgeloze trouwdag. Eraan beginnen doe je echter door eerst de grote lijnen vast te leggen. Staar je dus zeker nog niet blind op de kleinere details zoals het eventuele ‘gooien’ met het trouwboeket.
Pen de grote momenten neer van hoe je jullie dag graag ziet vorm krijgen. In te plannen grote lijnen kunnen zijn: het klaarmaken, je burgerlijk en/of kerkelijk huwelijk, de ceremonie, receptie, diner, het dansfeest, … Liesje: “Het lijkt misschien wat tegendraads, maar toets finaal alles ook eens af van achter naar voor - startend bij je openingsdans of dansfeest. Je zal merken dat dit een ander perspectief biedt. Het is hoe dan ook een goede check om te zien of je planning steek houdt in beide richtingen.”
2. Voeg ‘tussen’ activiteiten toe
Nu de grote momenten vastliggen, kan je deze beginnen aanvullen met de ‘tussen’ activiteiten. Overloop in je hoofd de dag, schrijf neer wat je belangrijk vindt en laat niets weg van details. Nu kan je deze deeltjes bij je grotere planning voegen.
Enkele voorbeelden:
Jullie first look: het allereerste moment dat jullie elkaar zien op de trouwdag zelf
Lunch
Jullie fotoshoots: reken tijd in voor jullie koppelshoot, foto’s met jullie getuigen, vrienden en familie, ...
Af en toe een opfrismomentje of kleine pauze voor jullie beiden
De verplaatsingen tussen de locaties
Speeches
Gooien van het trouwboeket
...
3. Voorzie buffers
Één van de fijne kneepjes van een succesvolle dagplanning is het voorzien van bufferzones voor onverwachte vertragingen. Of het nu gaat om verkeer of last-minute aanpassingen, een beetje flexibiliteit in je schema zorgt voor minder stress en kan een wereld van verschil maken.
De doorwinterde wedding planner voorziet altijd voldoende buffers in de dagplanning waardoor die telkens in staat is om onverwachte wendingen moeiteloos op te vangen. Laat je gasten voor de ceremonie bijvoorbeeld een half uur vóór aanvang toekomen. Gedurende deze 30 minuten hebben je gasten de kans om rustig hun jas op te hangen, vrienden en familie te begroeten en plaats te nemen. En eventuele laatkomers zijn ondertussen ook nog ‘op tijd’ aanwezig. ;-)
Geef jezelf ook de nodige ademruimte, hetzij om je op te frissen, een sanitaire pauze in te lassen; of om simpelweg als bruidspaar samen te genieten en even een moment stil te staan bij het bijzondere gebeuren.
4. Wijs tijdstippen toe aan je dagplanning
Bepaal op welk uur je wil starten aan elk belangrijk moment op je trouwdag. Om hoelaat mag jullie ceremonie plaatsvinden, wanneer dient de receptie te beginnen, ... ? Ook hier kan het helpen om van achter naar voor alles af te gaan en zo terug te rekenen. Willen jullie het dansfeest starten om 22 uur of toch liever om 23 uur? Tel stap voor stap terug en dan weet je om hoe laat je ‘s ochtends de dag dient te starten.
Hou rekening met eventuele, vooraf bepaalde regelingen en timings van je leveranciers. Als er op je feestlocatie bijvoorbeeld geen luide muziek na 23 uur is toegestaan, zal je het dansfeest vrij vroeg willen laten aanvangen.
5. Voorzie voldoende tijd per gebeurtenis
Hoeveel tijd wijs je nu exact toe per onderdeel? Dit is mogelijks één van de meest uitdagende taken. Overweeg zeker om de expertise van een wedding planner in te schakelen. Die heeft ervaring met de meest ideale timing van een trouwdag, en kan je ongetwijfeld ondersteunen bij het opstellen van een gedetailleerde dagplanning. Daarnaast heeft die inzicht in aspecten waar jullie misschien nog niet aan dachten.
Hieronder vind je een aantal onderdelen terug voor je trouwdag, met gemiddelde inschattingen van hoelang ze kunnen duren. Elk trouwfeest is uniek, deze tijden hangen dus vaak af van trouw tot trouw. Niettemin geeft het jullie al een mooie basis om jullie onvergetelijke dag te beginnen plannen.
Liesje schat in:
Haar & make-up: 1,5 tot 2 uur
De trouwkledij aantrekken: 30 minuten (denk eraan dat vlak na het aankleden vaak ook enkele foto’s van de bruid en bruidegom genomen worden)
First look: 30 minuten
Burgerlijk huwelijk: 15 tot 30 minuten
Een kleine lunch, vaak in intieme kring: 1 uur
Kerkelijke dienst: 1 uur
Ceremonie: 45 minuten tot 1 uur + 30 minuten buffer vooraf
Fotoshoot: 1,5 uur (reken extra tijd voor meerdere fotoshoots, bijvoorbeeld met de vrienden en familie)
Receptie: 1,5 tot 2 uur
Aan tafel gaan voor het diner en eventuele speeches: 30 minuten
Diner: 2 tot 3 uur
Hou bij je berekening het aantal genodigden in gedachten. 150 personen begroeten tijdens een receptie van slechts één uur, bijvoorbeeld, kan een aanzienlijke uitdaging zijn. Raadpleeg daarnaast voor het diner zeker jullie cateraar of trouwlocatie; zij helpen je graag een beter inzicht te krijgen in wat realistisch is. Er is namelijk een verschil in timing tussen verschillende cateringformules zoals een walking dinner en een vijfgangenmenu.
6. Conclusie
Een nauwkeurige dagplanning draagt voor een groot deel bij aan een onbezorgde trouwdag. Neem de tijd om over elk aspect na te denken, van de hoogtepunten tot de kleinste details. Wees voorbereid op onverwachte gebeurtenissen en bouw voldoende flexibiliteit in je trouwdag in. Het blijft van cruciaal belang om genoeg tijd te rekenen voor elk aspect van de dag.
Overweeg zeker om de hulp van een wedding planner in te schakelen. Diens deskundigheid draagt bij aan een vlekkeloos verloop van jullie dag. Jullie hoeven enkel te genieten en prachtige herinneringen te maken die je voor altijd zal koesteren. Happy planning!
Artikel geschreven door wedding planner Liesje van Haaster van Event’L.
Lees meer over dit onderwerp via deze links:
