Eventlocaties

Denk na over wat voor jouw evenement essentieel is: de grootte van de ruimte, het type ruimte, beschikbare apparatuur, ligging en parkeergelegenheid. Een duidelijk overzicht vooraf maakt het makkelijker om locaties gericht te vergelijken.

Leg vast hoeveel je wil besteden aan je eventlocatie, los van andere kosten zoals catering of decoratie. Zo beperk je je zoektocht tot locaties die realistisch binnen budget vallen.

Van kastelen en historische locaties tot industriële gebouwen: elk type brengt een andere sfeer met zich mee. Bezoek enkele eventlocaties fysiek om een goed gevoel te krijgen bij wat het best bij je evenement past.

Ga op voorhand na hoeveel gasten je verwacht: dat bepaalt mee welke eventlocaties voor jou realistisch zijn. Bij een grote groep vallen automatisch al de kleinere, meer intieme locaties af, terwijl een compact gezelschap net goed past bij een gezellige, kleinschalige ruimte.

Denk vooraf na over wat je wil navragen tijdens je bezoek, zoals beschikbaarheid op de gewenste datum, cateringopties, audiovisuele voorzieningen en beveiliging. Zo neem je alle belangrijke factoren mee in je beslissing. Voor een uitgebreider overzicht raadpleeg je ons artikel met 35 praktische vragen.

Dat hangt af van het type evenement en de sfeer die je wil overbrengen: een kasteel geeft een andere uitstraling dan een brouwerij of een schuur. Hou bij je keuze rekening met het gastenaantal en praktische zaken zoals animatie, muziek of catering, ongeacht of je een bedrijfsevenement, communiefeest of babyborrel organiseert.

Voor een kleinere bijeenkomst zoals een vergadering start je zo'n 2 maanden op voorhand. Voor middelgrote evenementen zoals een teambuilding of incentive reken je 4 tot 5 maanden. Voor grotere feesten zoals een huwelijk, jubileum of personeelsfeest begin je best al een jaar op voorhand met je zoektocht.

Dit verschilt sterk per locatie: sommige eventlocaties voorzien verlichting, geluid of meubilair standaard, andere bieden enkel de kale ruimte aan. Bespreek dit vooraf met de uitbater, en doe indien nodig beroep op een gespecialiseerd verhuurbedrijf voor een uitgebreider aanbod.

Nee, dat is niet verplicht: je kan rechtstreeks contact opnemen met de locatie om beschikbaarheid en voorwaarden te bespreken. Bij een groot of complex evenement kan een eventplanner wel helpen bij de coördinatie van alle onderdelen.

De populairste soorten eventlocaties zijn conferentiecentra, hotels, feestzalen, theaters, stadions en sportcomplexen, restaurants en bars, en buitenlocaties zoals parken. Welke van deze het best past, hangt af van het type evenement en het aantal gasten.

De huurprijs van een eventlocatie ligt doorgaans tussen 750 en 7.300 euro, exclusief eten en drank, met uitschieters tot circa 35.000 euro voor een exclusieve of meerdaagse formule. De uiteindelijke prijs hangt sterk af van het type locatie en wat er precies inbegrepen is: vraag dit steeds concreet na. Meer weten over de totale kostprijs van een huwelijk? Ontdek het in dit artikel.