Foto (boven): Decoratie & verhuur: Levi Party Rental - Fotograaf: Floortje IngeHousz / Bloemen: De Blije Vlinders - Fotograaf: Xenia Sproncken / Wedding planner: Wondrous Weddings - Fotograaf: Annelies Boeykens
1. Tafels, stoelen, servies & decoratie
Afhankelijk van de feestzaal die je kiest, beschikt die over tafels, stoelen, servies en diens gebruikelijke aankleding van de zaal. Als je feestzaal deze zaken standaard voorziet, kijk dan goed na wat er allemaal exact inbegrepen zit in hun aanbod. Voorzien zij ook bloemen, of kleinere decoratieve elementen zoals kaarsen of lintjes voor aan de stoelen tijdens je ceremonie? Of zit dit inbegrepen in het aanbod van je wedding planner, bloemist en/of cateraar?
Daartegenover kies je misschien voor een feestzaal die je ‘casco’ kan huren, zonder enig meubilair of aankleding, zodat je die volledig naar eigen smaak kan inrichten. Hou in dit geval rekening met de huurkost voor je tafels, stoelen, servies en decoratie bij een verhuurbedrijf.
2. Extra personeelskosten
Zijn àlle personeelskosten voor de opbouw en afbraak inbegrepen in de prijs van je feestzaal, bloemist of andere leveranciers? De personeelskosten voor de zaal- en keukenhulp zitten wellicht alvast vervat in de offerte van je cateraar en feestzaal. Is er echter een einduur voorzien voor jullie feest, en/of worden er vanaf een bepaald uur extra personeelskosten of overuren aangerekend? Hou hier dan best vooraf rekening mee in je budget. Ook je DJ of fotograaf heeft misschien ‘overtime fees’ als er over het afgesproken aantal uren gegaan wordt. Stem dit goed af met je leveranciers.
3. Crew meals
Voor leveranciers die voor een groot deel van je trouwdag aanwezig zijn, zoals je fotograaf, videograaf, muzikanten en DJ, dien je in principe een (of meerdere) maaltijd(en) te voorzien. Het is gebruikelijk dat je hun aantal ook doorgeeft aan je cateraar, zodat die voor hen een ‘crew meal’ kan voorzien. Stem even af met je cateraar wat de prijs hiervoor is, en bestel dit voor alle nodige leveranciers.
4. Dranken: betaal je een forfait, per consumptie of kurkgeld?
Kiezen jullie ervoor om je dranken per consumptie of aan een forfaitaire kost te betalen? De meeste cateraars en feestzalen bieden jullie de keuze. Bij de eerste optie betalen jullie achteraf wat er effectief is verbruikt, bij de tweede spreken jullie vooraf een forfait of vast bedrag af. Een voordeel van werken met een forfait is dat je bij de eindafrekening niet voor verrassingen komt te staan.
Let op: zit alles inbegrepen in het drankenforfait, van het aperitief tot en met de koffie? Ga ook na of er een einduur geldt voor het forfait. Het zou kunnen dat je na een bepaald aantal uren de dranken alsnog per consumptie betaalt. Stem ook goed op voorhand af met je cateraar of feestzaal welke dranken exact mogen worden aangeboden, en welke niet - sterke dranken komen bijvoorbeeld met een meerprijs.
Daarnaast mag je bij sommige feestzalen of cateraars je eigen drank meebrengen om te laten serveren op je feest. Vaak vragen zij dan wel kurkgeld, ter compensatie van de bediening en het gebruik en de afwas van de glazen. In dat geval zal je feestzaal of cateraar een vast bedrag per fles aanrekenen. Vraag hen hoeveel dit is en reken goed uit hoeveel de aankoop van de drank plus het kurkgeld je in totaal zal kosten voor je trouwfeest.
5. Licht & geluid
Heeft je feestzaal een licht- en geluidsinstallatie ter beschikking, en zit deze reeds inbegrepen in hun offerte? Of voorziet je DJ z’n eigen installatie, en zit die vervat in diens prijs? Meestal brengt een professionele geluidsinstallatie een extra kost met zich mee. Ook qua belichting bestaan er verschillende opties, zoals uplighters en moving heads. En wat dacht je van een rookmachine of andere apparatuur voor nog meer speciale effecten op de dansvloer?
Vraag goed na welke leverancier wat voorziet. Met hulp van de prijslijst van je feestzaal, DJ of licht & geluid leverancier weet je exact hoeveel budget je voor licht en geluid dient in te calculeren. Ook bij je band of live muzikant controleer je liefst welke apparatuur die voorziet, en welke jij nog zelf dient te voorzien - zijn er extra geluidsboxen nodig voor een grotere locatie, bijvoorbeeld, of andere zaken voor een optimale geluidskwaliteit?
6. Verplaatsing- en transportkosten
Bepaalde leveranciers dienen zich misschien wel een eindje te verplaatsen om hun dienst of product bij jullie af te leveren. Bij velen zit hun verplaatsingskost reeds inbegrepen in hun prijs binnen een bepaalde afstand - bij sommigen wordt deze als aparte kostenpost vermeld op de offerte. Bevraag dit zeker goed vooraf, zodat je weet of je hiermee dient rekening te houden.
Hou ook rekening met eventuele transportkosten voor je tent of apart gehuurde tafels, stoelen en ander meubilair of decoratie. Tip: bundel je bestellingen (en zo ook het transport) zoveel mogelijk bij één leverancier - goed voor je portefeuille én het milieu!
7. Een plan B voor minder goed weer
Houden jullie voldoende rekening met de wisselvallige weergoden? Heb je voor je buitenhuwelijk een binnenruimte, zaal of tent ter beschikking, die je kan inzetten bij minder goed weer - en waar je eventueel extra huur voor betaalt?
Voorzie alvast wat budget om in te spelen op de mogelijke -al dan niet extreme- weersomstandigheden. Tijdens een hittegolf kan het fijn zijn om tijdens je ceremonie water, parasolletjes en waaiers voor je gasten te voorzien. Bij regen is het attent (en visueel mooi!) om paraplu’s klaar te hebben. Gezellige vuurtjes en dekentjes zijn zeker ook een hit bij koud weer...
8. Trouwen voor de wet
Trouwen voor de wet kost in de meeste gemeenten en steden gemiddeld tussen de 100 en 300 euro. Deze prijs hangt vaak af van of je op een weekdag of in het weekend trouwt. Op bepaalde weekdagen kan trouwen voor de wet gratis zijn, in het weekend ligt de prijs vaak hoger. Ook hangt de prijs af van extra diensten die jullie gemeente aanbiedt, zoals een glaasje bubbels na de plechtigheid. Vraag na wat er inbegrepen is in de prijs. In sommige steden kan je ook trouwen op een andere locatie dan het stadhuis. In Gent kan dat bijvoorbeeld in de prachtige tuin van de Sint-Pietersabdij en in het impressionante Gravensteen. Dit kost je dan respectievelijk 301 en 759 euro.
Als jullie een huwelijkscontract willen afsluiten, komen hier notariskosten bij kijken. Maak bij je notaris alvast een afspraak vóór jullie huwelijk; dat is goedkoper dan pas nà je trouw een huwelijkscontract laten opstellen.
9. Trouwen voor de kerk
Ook aan trouwen voor de kerk kan een prijskaartje hangen. Trouwen in jouw kerk, als je lid bent van de gemeente of parochie, is meestal gratis. In een andere kerk trouwen kost gemiddeld 300 euro. Daarnaast wil je wellicht een mooi versierde kerk, met veel bloemen, kaarsen en een loper? Als je zowel een kerkhuwelijk als een andere ceremonie plant, hou er dan rekening mee dat je op beide plaatsen bloemen, lintjes rond de stoelen, en andere decoratie voorziet. Tip: stem af met je leveranciers of het mogelijk is om de decoratie -snel- te verplaatsen naar jullie volgende locatie.
10. Outfit switches
Doen jij of jullie andere outfits aan voor jullie burgerlijk huwelijk, de ceremonie en/of je dansfeest? Misschien is jullie trouw wel gespreid over meerdere dagen, en heb je ook trouwkledij nodig voor een feestje de avond voor je huwelijk en/of het ontbijt de dag erna? Hou hier rekening mee, en zet niet enkel een bedrag opzij voor je ‘main outfit’.
Zo had onze eigenste collega Scarlett maar liefst vier(!) jurken voor haar destination wedding in Italië. Een minimalistische mini-jurk voor haar burgerlijk huwelijk een paar weken vooraf, een elegante midi-jurk met halternek voor hun prosecco & pizza party de avond ervoor, haar prachtige trouwjurk met lange sleep voor het grootste deel van het huwelijksfeest en tot slot een kort, losser jurkje - om goed in te kunnen dansen, natuurlijk!
Ook aanpassingen aan je outfit(s), om die perfect op jouw maat te laten maken, hebben meestal een prijskaartje. En dacht je al aan je ondergoed (en je kousenband!), mooi passend onder je trouwkledij? Wil je bovendien na je huwelijksfeest je trouwkledij naar de droogkuis doen? Ka-ching!
11. Inclusief btw
Zoals elke btw-plichtige dienen huwelijksleveranciers btw aan te rekenen aan hun klanten. Standaard is dit 21%, in sommige gevallen is dit 12% (voor catering) en soms ook 6%. Fotografen mogen in bepaalde gevallen 6% of 9% in plaats van 21% btw vragen, bijvoorbeeld als ze voor jullie een trouwalbum - dat voldoet aan bepaalde drukwerk-voorwaarden - afleveren. Prijzen naar consumenten toe dienen steeds inclusief btw vermeld te worden, dit wil zeggen dat de btw normaal steeds meegegeven wordt op de offerte. Als het je niet duidelijk is of de prijzen inclusief of exclusief btw zijn, vraag dit gerust eens na bij je leverancier.
12. Hair & make-up: proefsessie en suiteleden
Bij sommige hair & make-up artists zit een proefsessie standaard in hun pakket inbegrepen, bij anderen is dit niet het geval. Vraag vooraf of hier een extra kost aan verbonden is, zodat je er rekening mee kan houden. Vraag ook wat de prijs is om je suiteleden, zoals je (schoon)mama, zus of bruidsmeisjes, ineens mee te laten opmaken. Nvdr: als je hier op voorhand open over communiceert, betalen deze mogelijks graag zelf hun bijdrage hiervoor aan de make-up & hair artist.
13. Postzegels en enveloppen
Terwijl een postzegel in 2010 nog 0,59 euro kostte, kost die je anno 2025... 1,53 euro. Dat is 153 euro voor een doosje van 100 standaard postzegels. Je kan ook kiezen voor gepersonaliseerde postzegels met jullie eigen foto op - die kosten nog een stukje meer. De prijs voor je enveloppen en postzegels zal trouwens ook afhangen van de grootte en vorm van je uitnodiging. Hou hier dus wat budget voor vrij, naast het budget voor je grafisch design en je drukwerk. Overweeg je uitnodigingen -indien je bestelling ruim op tijd geleverd wordt- zelf af te geven op gelegenheden, of zelf even rond te rijden om je uitnodigingen persoonlijk te overhandigen. Hou dan wel rekening met de brandstofkost!
14. Je burgerlijke trouw op een andere dag dan je feest
Vindt jullie wettelijk huwelijk op een andere dag plaats dan jullie trouwfeest? Hou dan rekening met de mogelijke kosten voor die ‘extra’ dag. Vieren jullie de plechtigheid met een aansluitende receptie of een etentje met je dichtste vrienden of familie, of misschien zelfs met een volledig (tweede) feest? Schakel je voor deze gelegenheid ook een hair & make-up artist en een fotograaf in? Wil je op deze dag ook een bruidsboeket en eventueel andere bloemen hebben? Budgetteer dan ook deze kostenposten vooraf.
15. Je huwelijksfeest in je eigen tuin
Plannen jullie je huwelijksfeest in je eigen tuin, of in de tuin van een familielid? We agree: dit kan super tof zijn! Informeer jezelf vooraf wel goed over alle zaken die je zélf dient te voorzien -die een feestzaal bijvoorbeeld standaard heeft- en de kosten die hierbij komen kijken. Denk aan: een tent met eventuele verwarming, een (houten) dansvloer voor op het gras, wandelpaden, een toilet, verlichting, een geluidsinstallatie, keukenvoorzieningen voor de catering, tafels, stoelen en ander meubilair, decoratie, servies, enzovoort. Lijst op wat je allemaal nodig hebt zodat je jullie budget hierop kan voorzien.
PS: Géén dipje krijgen he, na het lezen van dit artikel! We willen er net voor zorgen dat je bewust en goed voorbereid aan het plannen slaat en dat je ook nà je trouwfeest op elk vlak je goed gevoel behoudt. Zie ons dus zo'n beetje als je ‘Wedding Budget Bestie’. 😄
Veel succes - you’ve got this!
xoxo,
Je Wedding Budget Bestie,
House of Weddings (aka je BFF tegen financiële hangovers 😉)
Vind hier een wedding planner die jouw budget onder controle houdt!
Lees meer over dit onderwerp via deze links:
