Foto (boven, v.l.n.r.): Wedding Planner: Masion des Fêtes - Fotograaf: Lies Borgers / Wedding Planner: Atelier Rosé - Fotograaf: Thibault Debaene / Wedding Planner: A'muse Moments - Fotograaf: Marie Hendrix
1. Is je favoriete wedding planner nog beschikbaar?
Zodra je huwelijksdatum vastligt, check je best eerst en vooral de beschikbaarheid van je favoriete wedding planner. Neemt hij of zij meerdere feesten op een dag aan, of is één feest het maximum? Sommige wedding planners zijn zo populair dat koppels soms hun datum aanpassen naar zijn of haar agenda. Zouden jullie zo flexibel zijn?
2. Welke diensten biedt de wedding planner aan?
Geef je favoriete wedding planner even een belletje, en vraag al eens aan de telefoon wat hij of zij precies voor zijn of haar rekening zou nemen. Organiseert de planner je feest van A tot Z, of stemt hij of zij in om een beperkt deel van het takenpakket voor zich te nemen - jullie drukwerk, decoratie, bloemen, …? Coördineert je wedding planner je huwelijksdag? Is je wedding planner ook je ceremoniemeester? Je stylist? Bespreek doorheen jullie eerste contacten goed welke rol hij of zij op zich zou nemen tijdens alle voorbereidingen.
Vraag ook zeker na wat in het pakket inbegrepen zit. Werkt je wedding planner met een vast aantal meetings en betaal je meer voor extra's? Of heeft je planner een 'as much as it takes' aanpak? Zo weet je exact wat je van je wedding planner mag verwachten.
3. Hoeveel ervaring heeft de wedding planner met het organiseren van bruiloften?
Het liefst ga je natuurlijk in zee met een ervaren planner, die al wat huwelijken op de teller heeft staan. Staar je niet blind op aantallen, want het allerbelangrijkste is dat jullie als koppel een ‘klik’ hebben met de planner. Misschien organiseert hij of zij liever minder feesten, maar van hogere kwaliteit? Wellicht zeggen de albums met fotoreeksen van zijn of haar reeds georganiseerde huwelijken méér, dan het aantal feesten dat hij of zij aanneemt per jaar.
4. Hoe en hoe vaak communiceert de wedding planner met jullie tijdens de voorbereidingen?
Hoe vaak zie je de wedding planner in de aanloop naar je huwelijk? Vraag even naar welke grote blokken hij of zij ziet in de tijd, en tijdens hoeveel vaste momenten jullie samen zouden zitten om de gang van zaken te bespreken? Bellen en mailen jullie ook tussendoor? Hoe kan jullie samenwerking het best werken, en wat verwacht hij of zij qua input en feedback van jullie?
Shannon van Wedding Xperience benadrukt hoe belangrijk dat contact is: “Als wedding planner ben je héél vaak in contact met het koppel, dus een goede klik lijkt me cruciaal. Communicatie – open communicatie is belangrijk zodat je in alle comfort meningen kan delen.”
Ook Silke van Atelier Rosé hamert op het belang van helderheid: “Werken met een wedding planner dat is een nauwe samenwerking, gedurende een lange tijd én ook een heel persoonlijke samenwerking. Eerlijk en duidelijk kunnen communiceren over verwachtingen, wensen, bezorgdheden maar ook over de delen dat het koppel zelf in handen heeft, is super cruciaal. Hoe meer de planner weet, hoe beter.”
5. Werkt de wedding planner steeds met dezelfde leveranciers samen?
Vaak vormt de wedding planner een goed geolied team met diens vaste contacten: van feestzalen tot cateraars en bloemisten,… Dat biedt voor jullie als koppel het voordeel dat er wellicht snel en efficiënt kan gewerkt worden. Ga na of de stijl van deze leveranciers past in het plaatje van jullie gedroomde trouwfeest. Is er ook de mogelijkheid om beroep doen op een andere professionele cateraar of fotograaf?
6. Hoeveel kost de wedding planner?
Communiceer duidelijk over jullie trouwbudget en maak goede afspraken over welke verloning hierin voor de wedding planner voorzien wordt. Je planner neemt effectief tijd en planning van jullie over, en -eigenlijk- bepalen jullie voor een stukje mee hoeveel uur hij of zij aan jullie huwelijk besteedt. Probeer steeds jullie volledige input aan te leveren en snel feedback te geven op gedane voorstellen. Zo werken jullie het meest efficiënt samen, en voorkom je dat er qua aantal uren in het rood wordt gegaan.
7. Werkt de wedding planner alleen of in team?
Beide scenario’s kunnen interessant zijn. Een wedding planner die in team werkt, zal meer specifieke taken kunnen delegeren aan gespecialiseerde medewerkers. Een wedding planner die alleen werkt heeft meestal een netwerk van waardevolle externe partners opgebouwd. In principe hoef je qua kwaliteit van dienstverlening niet per se verschil te merken. Belangrijk is dat jullie één aanspreekpunt hebben, voor de opvolging van jullie huwelijksproject.
8. Wat gebeurt er als de wedding planner ziek is op je trouwdag?
Dit is natuurlijk een ‘worst case’ scenario, maar het is goed om op voorhand de vraag te stellen. Zo kom je niet voor onaangename verrassingen te staan. Professionele wedding planners hebben steeds een back-up plan achter de hand, dankzij hun zorgvuldig opgebouwde netwerk.
9. Hoe gaat de wedding planner om met last minute wijzigingen?
Geen enkel huwelijk verloopt exact zoals gepland. Vraag aan je wedding planner hoe hij of zij met onverwachte situaties omgaat. Denk aan regen, leveringen die vertraging hebben of een wijziging in de gastenlijst. Silke van Atelier Rosé voegt toe: “Vooral de last minute zaken die fout lopen of die onverwacht optreden, moet je wedding planner kunnen counteren en oplossen.” Een professionele planner heeft hier ervaring mee en stelt jullie gerust.
10. Hoe kan je wedding planner jullie helpen om jullie bruiloft uniek te maken?
Vertel jullie verhaal en stijl als koppel en pols naar de ideetjes die de wedding planner heeft om jullie trouwfeest onvergetelijk, authentiek en vooral héél persoonlijk te maken. Je voelt snel aan of jullie op dezelfde golflengte zitten.
Sofie van Pop The Question vertrekt daarbij niet zomaar vanuit een Pinterestbord, maar vanuit wat er achter jullie ideeën zit. “Een trouw moet altijd persoonlijk zijn, en het is mijn taak om daarvoor te zorgen. Veel koppels kijken online of denken aan trouwen die ze zelf bijgewoond hebben, en willen dan iets gelijkaardigs of net iets anders. En dat zorgt er net voor dat een trouw niet persoonlijk is. Dus ik luister altijd goed naar het koppel, en vooral naar wat er ‘achter’ zit als ze iets specifieks willen.” Ze werkt bewust stap voor stap: “Ik gooi geen volledig uitgewerkt moodboard voor de voeten van bij het begin, van kleuren tot meubilair tot bloemen. Nee, ik deel alles op. Eerst kijken we naar het meubilair, dan naar de bloemen, en daarna pas naar de overige decoratie.” Zo maken koppels telkens kleine, doordachte keuzes. “Elke meeting weten jullie gewoon een beetje meer.”
Liesje van Event’L deelt een andere invalshoek: “Voor mij is vertrouwen het allerbelangrijkste in de samenwerking met een koppel. Als wedding planner mag ik heel dichtbij komen. Wanneer een koppel zich volledig op z’n gemak voelt, ontstaat er ruimte om écht los te laten. Het mooiste compliment? ‘We konden volop genieten, omdat jij alles onder controle had.’ Daar doe ik het voor.” Het is dus ook cruciaal in de keuze van een wedding planner is dat je 100% vertrouwen hebt in zijn of haar stijl en aanpak. In principe zullen jullie enkele maanden van heel dichtbij samenwerken!
11. Wat willen jullie dat de gasten zich het meeste herinneren na jullie huwelijksfeest?
Een huwelijk draait vandaag vaak om de totale beleving. Vraag je wedding planner hoe hij of zij jullie visie kan vertalen naar een ervaring die ook jullie gasten bijblijft.
Evelyn van Planned 4 You ziet dat als een cruciale vraag: “Een huwelijk gaat steeds meer om de totale beleving die centraal staat. Wat willen jullie als koppel dat de gasten zich het meeste herinneren na jullie huwelijksfeest? Het antwoord hierop zal ook belangrijk zijn in de keuze van een wedding planner die echt bij jullie past. Elke wedding planner heeft namelijk een andere focus en stijl.”
12. Hoe factureert de wedding planner?
Ondertekenen jullie een contract, en betalen jullie een voorschotfactuur? Een contract geeft je altijd meer zekerheid, en goede afspraken maken goede vrienden. Zo kunnen jullie als koppel tijdens jullie samenwerking focussen op één ding: genieten van elkaar – jullie huwelijk wordt namelijk gepland!
Bekijk hier alle Wedding Planners mét kwaliteitslabel
Lees meer over dit onderwerp via deze links:
