Foto (boven, v.l.n.r.): Foto & Catering: J&M Catering / Catering: Silverspoon - Fotograaf: Elke van den Ende / Foto & Catering: KTCHN
Mond-tot-mondreclame
Voel je je aangetrokken tot een cateraar, maar ken je hem nog niet? Wees niet bang om een referentie te vragen. Gelukkige bruidsparen zijn een cateraar z’n visitekaartje; hij geeft hun namen met veel plezier aan je door. Hoe beviel het de andere koppels om met je cateraar samen te werken?
Bij Insieme draait het net om die persoonlijke band. “Je moet je cateraar kunnen zien als een ‘foodbestie’. Iemand die je altijd kan bellen met vragen, en met wie je in de maanden vooraf een sterke vertrouwensband opbouwt.” Die connectie zorgt ervoor dat je op je trouwdag echt kan loslaten. “Je moet voelen: aan hen durf ik de mooiste dag van mijn leven toevertrouwen. Dat vertrouwen maakt het verschil.” Ook de dynamiek binnen het koppel speelt daarin een rol. “Vaak droomt de ene van sfeer en details, terwijl de andere vooral een sterke feestavond wil. Die twee werelden moeten samenkomen.” Net daar ligt volgens Insieme de meerwaarde van een goede cateraar. “Het gaat niet alleen over wat er op het bord ligt. Het gaat om alles errond. De rust, het vertrouwen en de begeleiding.”
Ook interessant om weten:
Werkte je cateraar al eerder samen met jullie trouwlocatie?
Wat is zijn maximum capaciteit qua aantal gasten?
Hoe ver op voorhand moet het definitieve gastenaantal gekend zijn?
➪ Ontdek de beste cateraars hier
Specialisatie
High tea, smakelijke (koude) hapjes, dessertbuffet, klassiek diner, walking dinner of barbecue? Wat je ook kiest, werk voor de lekkerste trouwcatering samen met een cateraar die ervaring heeft in jouw type keuken indien je culinair vuurwerk wenst. Hoe beter je jullie wensen formuleert, hoe gerichter je cateraar kan meedenken.
Jarne van Roots Catering merkt dat een duidelijke richting vooraf echt helpt: “Als koppels al weten welk concept ze willen – een meergangenmenu, sharing of walking dinner – geeft dat ons meteen de juiste basis om verder op te bouwen.” Ook input over sfeer en voorkeuren maakt een groot verschil. “Speciale wensen, buitenlandse invloeden of bepaalde gerechten zorgen ervoor dat we het menu nog beter kunnen afstemmen op wat jullie verwachten.”
Vraag even door over:
Kan je cateraar ook voor de bruidstaart zorgen? Is jouw Pinterestwaardige taart realiseerbaar?
Kun je een proefsessie plannen, om het menu voor je trouwfeest op voorhand te proeven?
Hoe gaan jullie om met eventuele vegetarische gasten op het feest, zwangere dames of mensen met allergieën?
Nette van Fruy Catering deelt welke vragen zij aanbeveelt om te stellen aan je cateraar: “Het is altijd goed om te weten hoeveel gasten één kelner bedient en tot hoe laat de bediening inbegrepen is. Vraag ook wat er allemaal inbegrepen is in de offerte: keuken, meubilair, dranken,... en of er een meerprijs is voor een ander type vlees of een vegetarisch gerecht. Soms denken koppels dat vegetarische alternatieven extra kosten, maar dat is bij ons helemaal niet zo. We voorzien altijd met plezier een volwaardig veggie gerecht, zonder meerprijs.”
Dranken
Een van de meest vergeten onderwerpen bij de vragen aan je cateraar zijn de dranken. Werkt hij met een forfait, per consumptie of via kurkrecht als je zelf drank voorziet? Vraag ook naar de mogelijkheden voor speciale dranken.
Vraag bijvoorbeeld:
Welke formules zijn er: forfait, per consumptie of kurkrecht?
Kan de cateraar cocktails of mocktails aanbieden?
Zijn koffie, thee en digestieven inbegrepen in de prijs?
Budget
Bespreek op voorhand wat jullie wensen zijn, en welke formule of aanpak jullie budget aankan. Een ervaren cateraar heeft meestal enkele troeven in zijn mouw – op basis van jullie prioriteiten kan hij zeker een gepast voorstel doen. Vraag altijd een duidelijke offerte op waarin exact staat wat inbegrepen is. Werkt je cateraar met bepaalde prijsformules? Zit logistiek en personeel in de prijs ingerekend?
Lies van Ma Kwizien merkt dat een goede voorbereiding hier echt het verschil maakt: “Om een correcte offerte op maat te maken, is het belangrijk dat koppels al een idee hebben van het aantal gasten en het type catering dat ze wensen.” Steeds vaker komen koppels zelfs al langs vóór ze een locatie vastleggen, om een realistisch budget te bepalen. “Dat helpt om nadien gerichter keuzes te maken en verrassingen te vermijden.”
Bespreek ook even:
Wenst je cateraar een voorschot?
Betaal je extra voor gebroken of ontbrekende glazen, borden – of zilveren bestek?
Zijn de prijzen inclusief of exclusief btw?
Kan het zaalpersoneel zich naar jouw thema kleden? (bijvoorbeeld: met bretellen, black tie, met een strikje).
Alexander van Skinny Chef gaat verder: “Deze vragen wil je zeker stellen aan je cateraar: wat zit er precies in de offerte? Is dat inclusief personeel, servies en transport? Hoeveel flexibiliteit is er qua menu en timing? Wat doen jullie met allergieën of vegetarische gasten? Hoe verloopt de service op de dag zelf? (Timing is alles!) Wat als het weer omslaat? En heel belangrijk: wat zijn de kleine lettertjes? Gaan er nadien nog onverwachte kosten opduiken op de eindfactuur?”
Niki van Very Food Catering vult aan: “Wat er allemaal onder het woord catering valt, is niet altijd duidelijk. Gaat het enkel over eten? Wij voorzien bijvoorbeeld ook de dranken en kunnen koppels verder ontlasten op vlak van meubilair. Het loont om heel helder te vragen wat exact inbegrepen is en welke keuzes impact hebben op de prijs.”
Ook Isabel van Great Traiteur is het daarmee eens: “Het is belangrijk om heel goed te begrijpen wat precies in de offerte van de traiteur zit. Een traiteur zorgt niet alleen voor het eten, maar ook voor service en alles eromheen. Aarzel dus niet om heel concreet te vragen wat er precies inbegrepen is. Één van onze troeven bij Great Traiteur: ons team luistert en ‘begrijpt’ koppels en hun feest in zijn totaliteit. We vormen één team met de andere leveranciers om samen een gemeenschappelijk doel te bereiken: de droombruiloft van het koppel.”
Timing
Je huwelijksdag bestaat uit meerdere momenten: receptie, diner, avondfeest. Het is belangrijk dat de cateraar zijn timing perfect afstemt op jullie draaiboek.
Isabel van Great Traiteur licht toe: “Wat de timing betreft, merken we dat koppels niet altijd beseffen hoe belangrijk het is zich aan het schema te houden. Alles wordt vooraf tot in de puntjes uitgewerkt en hoewel we ons natuurlijk aanpassen, kunnen wijzigingen echter wel gevolgen hebben. De traiteur is de hele dag en avond aanwezig op de trouwlocatie. Het is belangrijk om vooraf goed af te stemmen over onze rol en verantwoordelijkheden.”
Stel deze vragen:
Hoe plant de cateraar de verschillende momenten in?
Met hoeveel personeelsleden komt hij naar het feest?
Kan de cateraar flexibel schakelen als speeches of dansjes uitlopen?
Onvoorziene omstandigheden
Een belangrijke maar vaak vergeten vraag aan je cateraar: wat gebeurt er als er iets misgaat? Vraag hoe hij omgaat met onverwachte situaties, zodat je zeker weet dat je feest altijd verder kan gaan.
Vraag bijvoorbeeld:
Wat als de chef ziek wordt?
Hoe wordt er omgegaan met vertraagde leveringen?
Heeft de cateraar partners of back-upplannen klaarstaan?
FAQ – veelgestelde vragen aan je cateraar
1. Hoe vroeg moet je een cateraar voor je huwelijk vastleggen?
Idealiter leg je de cateraar voor je huwelijk 9 tot 12 maanden op voorhand vast, zeker wanneer je trouwt in het hoogseizoen. Populaire cateraars zijn vaak snel volboekt.
2. Kunnen we een proefsessie plannen bij de cateraar?
Bij de meeste cateraars kan je een proefsessie of tasting plannen om het menu voor je trouwfeest op voorhand te proeven. Soms is dit inbegrepen in de prijs, soms betaal je een kleine extra kost.
3. Wat kost catering voor een trouwfeest gemiddeld?
Richtprijzen voor catering op een trouwfeest variëren van €50 tot €150 per persoon, afhankelijk van formule, service en aantal gangen. Vraag altijd een offerte op maat.
4. Wat als het aantal gasten last minute verandert?
Vraag je cateraar tot wanneer je het definitieve gastenaantal dient door te geven. Bij de meeste cateraars is dat 2 à 3 weken voor de trouwdatum, zodat zij de catering goed kunnen voorbereiden.
5. Hoe vermijd ik verborgen kosten bij catering?
Vraag altijd wat exact inbegrepen is in de offerte. Denk aan transport, bediening, huur van materiaal en btw. Zo hou je controle over je budget.
Lees meer over dit onderwerp via deze links:
