Foto (boven, v.l.n.r.): Wedding planner: Femi Events - Fotograaf: Duhaut Photography / Feestzaal: Feestzaal Ter Heyde - Fotograaf: Mathias Hannes / Fotograaf: Leyla Hesna
1. Bepaal je budget en hou alle kosten goed bij
Stap één om kosten te besparen voor je bruiloft, dat is... effectief weten hoeveel je kan of wil uitgeven, en weten op welke vlakken je kan of wil besparen. Leg samen met je partner vast welk bedrag jullie kunnen spenderen aan je huwelijksfeest. Stel hierbij een zo realistisch mogelijk budget op. Het is volkomen begrijpelijk als je nog niet weet hoeveel alles kost. Voer daarom wat onderzoek naar de kostprijzen van de verschillende onderdelen voor jullie huwelijksfeest. Deel vervolgens je budget op per onderdeel of leverancier. Maak een duidelijk document op, een spreadsheet bijvoorbeeld, waarin je rekening houdt met alle mogelijke kosten, en werk dit goed bij telkens wanneer je een leverancier vastlegt en je de effectieve prijzen kent die jullie zullen betalen.
2. Voorzie wat extra marge
Hou bij het bepalen van je budget wat marge over. Veel koppels komen aan het einde van de rit boven hun initieel trouwbudget uit. Reken daarom vooraf al wat budget in voor onverwachte kosten of bijkomende extra’s waar je écht niet aan kan weerstaan. En als je dit ‘extra’ deel niet uitgeeft, heb je toch weer wat bespaard. #BrideMath 😉
3. Stel je prioriteiten
Wat is voor jullie het allerbelangrijkste op je huwelijksdag? Wat mag zeker niet ontbreken? En aan wat hechten jullie minder belang? Kies op basis hiervan waar jullie het meeste budget aan willen spenderen en hoe jullie je budget verdelen. Willen jullie je huwelijksdag bijvoorbeeld prachtig laten vastleggen op beeld, om jullie herinneringen levenslang te koesteren? Investeer dan alvast in een goede, professionele fotograaf en videograaf. Kan een overheerlijke catering met een topservice niet ontbreken op jullie dag, om je gasten écht mee in de watten te leggen? Hou dan een groter deel van je budget vrij voor je cateraar. Creëren jullie graag een memorabele beleving voor je gasten, inclusief animatie en live muziek? Kies voor de zaken die voor júllie echt belangrijk zijn. Zo geven jullie geld uit waar het voor jullie telt, en kunnen jullie tegelijk kosten besparen op je bruiloft door minder aandacht te besteden aan zaken die minder prioriteit hebben.
4. Schakel een wedding planner in
Een wedding planner helpt je om het nodige budget in te schatten om jullie wensen mee te verwezenlijken, binnen dat budget te blijven én om ‘prijs-kwaliteit’ de beste leveranciers te vinden. Als experts in budgetbeheer kennen zij namelijk de correcte prijzen op de huwelijksmarkt en weten ze waar ze die kunnen vinden. Je wedding planner zal mee nadenken over optimalisatie, en je naar de beste leveranciers voor jullie budgetniveau leiden. Ook zorgt die ervoor dat je geen belangrijke zaken over het hoofd ziet, en volgt die jullie leveranciers en offertes goed op. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
5. Trouw in de week
Trouwen op weekdagen kost vaak minder bij je stad- of gemeentehuis dan trouwen in het weekend. Op bepaalde weekdagen kan trouwen voor de wet zelfs gratis zijn. Ook feestzalen en cateringbedrijven rekenen vaak minder aan op weekdagen, wegens een lagere vraag om in de week te trouwen én lagere personeelskosten dan in het weekend. Nog een voordeel van in de week te trouwen: je zal sneller een feestzaal -en andere leveranciers!- vinden die beschikbaar zijn.
6. Trouw in de winter
Net zoals trouwen in het weekend duurder is, kan ook trouwen in vol ‘trouwseizoen’ -de zomer- duurder zijn dan trouwen in de winter, lente of herfst, wegens een lagere vraag in die seizoenen -vooral in de winter. Bovendien maak je in de winter -opnieuw- meer kans dat jouw favoriete leveranciers nog beschikbaar zijn.
7. Bestel op tijd
Voor een bruiloft gelden er in het algemeen geen last-minute deals. Hoe vroeger je jouw leveranciers boekt of je aankopen doet, hoe beter. Door bijvoorbeeld je trouwkleed of trouwkostuum tijdig te bestellen, kan je eventueel zelfs een extra toeslag voor ‘spoedwerk’ vermijden. Trouwens, je bent er toch sowieso liever zéker van dat jouw favoriete leverancier nog beschikbaar is, en dat alles op tijd af raakt?
8. Bundel je bestellingen
Bundel je bestellingen van je tent en ander verhuur, zoals tafels, stoelen, meubilair en decoratie, zoveel mogelijk bij één leverancier. Zo vermijd je extra transportkosten. Dit is niet alleen goed voor je portefeuille, maar ook voor het milieu!
9. Kies voor lokaal en seizoensgebonden
Nog een manier om zowel je portefeuille als het milieu te sparen, is kiezen voor lokale en seizoensgebonden bloemen, catering, decoratie... Door lokaal te kopen, heb je alvast minder transportkosten. Ook dienen lokale leveranciers zelf minder afstand af te leggen om naar jullie feest te komen, wat wellicht ook een lagere of geen verplaatsingskost met zich meebrengt.
Daarnaast zijn onder andere bloemen en ingrediënten voor je catering goedkoper als je ze seizoensgebonden houdt, dan als je kiest voor producten die in dat seizoen moeilijker te verkrijgen zijn.
10. Weeg de pakketten van je favoriete leverancier af
Veel leveranciers werken met verschillende pakketten, op basis van hoeveel uur ze op je feest aanwezig zijn, bijvoorbeeld, of welke diensten ze exact afleveren. Stem met hen af wat er mogelijk is, en welk pakket het best bij jullie feest en budget past. Dit kan gelden voor je feestzaal, fotograaf, videograaf, bloemist, wedding planner,...
Weeg ook verschillende cateringformules af tegenover elkaar. Het zou kunnen dat een buffet of walking dinner je iets minder zal kosten dan een zittend diner - er komt namelijk minder zaalpersoneel bij kijken. Je kan hierbij ook kiezen voor ofwel een dessertbuffet ofwel een bruidstaart.
11. Hou je aan het afgesproken einduur
Als je voor een pakket kiest met een bepaald einduur, hou je dan aan dit uur om extra kosten voor je feest te vermijden. Het uiteindelijke einduur van je feest heeft namelijk een invloed op de kost van je drankafrekening, personeelskost en eventuele overtime fees van andere leveranciers zoals je DJ of je fotograaf.
12. Bespaar op je dranken
Je dranken zullen wellicht een groot deel van je budget innemen. Je kan deze kost drukken door te kiezen voor cava of schuimwijn in plaats van voor champagne, en voor een iets goedkopere wijn. (Schuim)wijn of licht bier van Belgische bodem kan je ook helpen kosten te besparen op je bruiloft. Stem goed af met je cateraar of feestzaal welke dranken exact mogen worden aangeboden. Vraag hen om geen zware bieren en sterke dranken te serveren - deze komen met een meerprijs.
Kies daarnaast, indien mogelijk, voor een drankenforfait of een vast bedrag om bij de eindafrekening niet voor verrassingen te komen staan. Of stem af met je feestzaal of cateraar of je je eigen drank mag meebrengen om te laten serveren op je feest. Vaak vragen zij dan wel kurkgeld, een vast bedrag per fles, ter compensatie van de bediening en het gebruik en de afwas van de glazen. Reken in dit geval goed uit hoeveel de aankoop van de drank plus het kurkgeld je in totaal zal kosten voor je trouwfeest, en wat effectief de voordeligste optie is.
13. Kies voor een intiemere gastenlijst
Wellicht wil je het liefst jullie dag vieren met ál je familie en vrienden om je heen, en vind je het moeilijk om mensen te schrappen van je gastenlijst. Door een kleinere groep mensen uit te nodigen voor je huwelijksfeest, verlaag je echter je kosten op veel vlakken. Je hebt een kleinere feestzaal nodig, dient minder uitnodigingen te verzenden, en vooral: je dient voor minder personen catering en dranken te voorzien. Als je zelf zaken huurt, kan je voor een kleinere tent kiezen en minder tafels, stoelen en decoratie huren.
14. Huur een reeds mooi aangeklede feestzaal
Met een feestzaal die standaard al mooi aangekleed en versierd is, waarbij je de inrichting mag behouden op jouw trouwfeest -inclusief meubilair, tafels, stoelen, vaste decoratie en aankleding- kan je alvast op decoratie en de huur van tafels, stoelen en ander meubilair besparen. Vraag wel na of het gebruik van al het meubilair is inbegrepen in de prijs van je feestzaal.
15. Zet in op enkele eyecatchers
Je kan ook kosten besparen voor je bruiloft door te focussen op énkele eyecatchers als decoratie. Kies voor een paar opvallende elementen die de sfeer van je bruiloft weergeven - in plaats van veel verschíllende versieringen. Denk aan een minimalistisch thema, waarbij je bijvoorbeeld wél een paar prachtige bloemstukken hebt die in het oog springen. Met een less-is-more aanpak kan je bovendien op meerdere vlakken kosten besparen op je bruiloft. Denk bijvoorbeeld aan een minimalistische bruidstaart, een eenvoudige trouwjurk zonder kant, parels of andere versieringen, enzovoort.
16. Hergebruik je bloemen en decoratie
Laat waar mogelijk je bloemen en decoratie -snel- verplaatsen om die op meerdere momenten tijdens je huwelijksdag in te zetten. Verplaats ze bijvoorbeeld van je kerkelijke huwelijksviering naar je feestzaal voor je receptie en diner.
Overweeg daarnaast het hergebruiken en upcyclen van items voor je bruiloft. Upcycling, bovendien een grote duurzaamheidstrend, wil zeggen dat je een oud voorwerp nieuw leven inblaast door het op een creatieve manier te hergebruiken. Zo kan je in plaats van iets nieuw te kopen, oude voorwerpen transformeren tot nieuwe stukken met een hogere waarde dan voordien. Denk bijvoorbeeld aan flesjes of potten die je een nieuwe uitstraling geeft en hergebruikt als vaasjes, lichtjes of kaarsenhouders op jouw grote dag.
17. Koop je kledij met een oog op de toekomst
Wil je een trouwkostuum op maat, dat je ook voor de rest van je leven nog kan dragen? Zie dit kostuum dan ook als een investering in je toekomst. Zo heb je voor toekomstige feesten of evenementen waar je naartoe gaat al de kost voor een nieuw kostuum uitgespaard. Hetzelfde kan gelden voor je trouwjurk. Kies bijvoorbeeld voor een tweedelige trouwjurk waarbij je achteraf de top en rok beide nog (apart) kan dragen. Ook je schoenen, juwelen en andere accessoires kan je zéker nog opnieuw dragen. Zo zijn dit dus geen kosten púúr voor je bruiloft, en heb je op dat vlak toch weer wat uitgespaard. #BrideMath
18. Let op met DIY
Het lijkt misschien alsof je met do-it-yourself projecten kosten zal besparen voor je bruiloft. Je hebt hier echter specifieke materialen en tools voor nodig. Dit kan je in sommige gevallen duurder komen te staan, dan als je samenwerkt met leveranciers die reeds alle nodige materialen en ervaring hebben. Informeer jezelf vooraf dus goed over alle zaken die je zélf dient te voorzien voor je DIY-projecten. Denk daarnaast ook na over de tijd en eventuele stress die in deze projecten kunnen kruipen. Weegt het allemaal nog op tegen het eindresultaat? Als je heel graag toch zelf met je trouwdecoratie aan de slag gaat, overweeg dan om te focussen op één project, en laat de rest over aan de professionals.
19. Neem meteen een album bij je fotograaf
- Fotografen mogen in bepaalde gevallen 6% of 9% in plaats van 21% btw vragen, bijvoorbeeld als ze bij het maken van jullie fotoreportage ook een trouwalbum - een fotoboek dat voldoet aan bepaalde drukwerk-voorwaarden - afleveren. Bespaar in dit geval dus op de belastingkost door meteen ook voor een album te kiezen. Want zeg nu eerlijk, dat prachtig afgewerkte, indrukwekkende once-in-a-lifetime trouwalbum met jullie mooiste foto’s in willen jullie toch sowieso...
20. Wees creatief met je geschenkjes
De meeste mensen zullen een geschenkje niet missen, als je beslist er geen te geven op je huwelijksfeest. Vaak is de hele beleving voor jullie gasten op zich al magisch. Als je hen toch graag iets mee wil geven naar huis, kan je hier best creatief mee omgaan om kosten te besparen op je bruiloft. Je gasten kunnen bijvoorbeeld alvast hun fotokaartjes van je photobooth meenemen naar huis als aandenken. Ook andere kleine geschenkjes hoeven niet duur te zijn. Denk aan een zakje met bloemzaadjes, of een eet- of drinkbaar bedankje, zoals macarons, een snoepzakje of een flesje ‘katerwater’. Extra leuk: hang een persoonlijke boodschap aan je geschenkjes - dit betekent veel en hoeft niet veel te kosten.
Veel succes - you’ve got this!
xoxo,
Je Wedding Budget Bestie,
House of WeddingsDeze wedding planners houden jouw budget onder controle
Lees meer over dit onderwerp via deze links:
Deze 15 onverwachte kosten voor je trouwfeest wil je kennen!
- Wij, een wedding planner inschakelen?
- Expert Wedding Planning Tips voor een vlotte samenwerking met je leveranciers
- Maak het jezelf en je gasten gemakkelijk: kies voor een online RSVP!
